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如何进行会议管理?

发布时间 : 2024-06-07

你每周要开多少会?你的会议够高效么?今天我们来分享管理技能之会议管理。

开会是大家经常使用的管理方法,通过会议头脑风暴,集思广益,达成共识。

开会的核心要求是什么呢?我认为四个字:「守时高效」

如何做好“会议管理”?总结如下:

主题明确

达成什么目的,解决什么问题,就开什么形式的会议,会议主题很多,思想讨论会、工作汇报会、专项问题会,例会等等,对应的形式和组织方式自然也不同,所以明确主题是关键,尤其对于会议组织者是核心。

充分准备

确定了主题,就要做会前准备,包括:形式、议程、场地、物料等。

这里重点强调一点——沟通准备。

当会议要宣布一些新的制度、决策,或者通过讨论,希望得到一个预想的结果时,预沟通可以避免一些不必要的争吵,促进一致意见的达成;特别是在一些分歧比较大的主题时,最好要有个提前的沟通,或者重点人员的沟通,避免会上意见太大造成尴尬或无法继续,达不成一致意见。

积极讨论

群策群力是会议中不可或缺的环节,如果与会人员都一言不发,那这样的会议就是失败的。会议主持人要激发大家参与讨论,不要“会上不说会下说”。

控制节奏

按照议程控制节奏是开会的重要把控点,也是对会议组织者的考验。

节奏控制,一方面是控制时间节奏,把控时间,超时要提醒;其次要引导与会者围绕主题讨论,不要漫无边际,当大家离题很远时,要能把会议拉回来,这是主持人需要具备的技能。

另一方面是情绪的节奏:调动员工的热情,能参与讨论,促进会议目标达成。组织者要清晰地知道控制节奏是为了会议目标服务。

跟踪落实

会议“高效”的最佳体现,就是不要让会议无疾而终,而是要将会议精神、会议决议变成实际行动。这就要进行跟踪落实。两点:第一,及时布置;第二,形成纪要,跟催督办。

盘点一下你的会议管理,是否做到以上五点呢?

本文作者:马老师的管理日常

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