关于会务工作
1、制发会议通知
第一,明确会议主要内容。
在拟订会议通知前,首先要明确会议内容,包括会议主题、会议议程、参会人员、会议主持人、时间、地点等。如果是单位内部会议,则要与单位一把手或者会议主持人进行反复沟通确认,根据会议主题明确相应是参会人员、会议议程等会议内容。如果是跨部门的会议,承办单位要与主办单位会议负责人或者其秘书、办公室主任等,对会议内容进行沟通确认。
第二,拟订会议通知。
根据确定的会议内容拟订会议通知,明确会议时间、地点、参会人员、主要内容、参会要求等。
第三,发布会议通知。经办公室主任,主要领导签字确认后,再发布会议通知,确保信息沟通到位,有任何变动能够及时更改会议通知。
通知发出后,一定要确认参会人员有没有接到通知,参不参加会议。一种是电话确认,由工作人员逐一打电话确认是否参会,并记录在案,报主要领导。一种是微信群内确认,内部会议,由工作人员根据群内回复情况进行一一确认,报主要领导。尤其是对那些兼任多个职务的特殊人员,拟邀请的上级领导、嘉宾等,一定要核实到人,是不是本人参加,以便正确摆放席卡。
2、做好会务准备
一是会场布置。包括场地选择、会标、座位安排、会场布置等。
(1)场地选择。主要根据会议参会人员、规格等选择合适的会场,内部会议以自有会议室为主,不具备条件的则按照大小适中、条件具备、距离较近、经济实惠来选定。
(2)会标制作。根据会场情况,以横幅或电子屏展示,一定要确保会标正确无误。会标根据会议通知确定。回头标和宣传标语,要紧扣会议主题,富有号召性、鼓动性。
(3)座位安排。包括主席台、发言席、参会人员、特殊人员(如获奖人、责任书签订人员、先进代表发言人员等)、新闻媒体及工作人员座位安排等。
(4)会场布置。包括会场灯光、音响、电子屏、电脑、桌签、纸笔、会议资料拜访、人员引导、会议签到、座位指示图、会场色调搭配等系列工作。
二是会议资料。包括会议通知,单位简介等背景介绍,产品、政策、其他通知等相关文件,发言材料,宣传通稿等。
三是会中会后。会中包括会议纪律的维护、会中各环节的有序衔接、应急预案等;会后包括就餐、住宿、费用结算等后勤保障工作,会议宣传、会议精神跟踪督办、工作的跟进、会议小结等。
会务准备一定要提前全面部署到位,一般由承办单位办公室主任或者分管领导牵头负责,制定详细的责任分解表,确保每个环节都落实到人,每个环节都能在会前全面检查落实到位。
3、座位安排
(1)主席台的排列。当主席台人数较多时,可设立1排以上的主席台,领导分排就座。
以面向台下来看,当主席台人数为单数时,1号人员居中,2号人员在1号人员左手位置,3号人员在1号人员右手位置,以此类推。
当主席台人数为双数时,1号人员在中心点偏右的位置,2号人员在中心点偏左的位置,即1号、2号人员之间的中心点即为主席台的中心点,3号人员在1号人员右手位置,4号人员在2号人员左手位置,以此类推。
有发言的要准备“发言席”席卡,会前摆放到位。发言前5分钟,要请发言人员到达主席台后面靠近发言台的一侧,准备发言,发言后回到自己的座位上。
主席台人数为奇数时