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是个企业，就会涉及到活动。任何一场活动，就会涉及到活动策划。
任意一场活动的执行，都没有彩排，只有推演，全部都是现场直播。也因此，任意一场活动的执行，是成千上万个细节的汇合。
今天，我们就几十个活动组织策划者的工作经验，谈一谈活动策划的第二步。
——具体事务：分组
小型活动或公司内部小的聚会活动，都无需太过于思考会务组的设置问题，毕竟这些活动的规模不是那么大，细节要求也不是那么高。
如果是一场大型活动，设计一百人以上，目的性比较强烈的活动，那么，会务组的设置细节，就必须列为重中之重了。
会务组，一般分为总指挥，物料组、接待组、流程组、后勤组、财务组。这里所呈现的组别名称，并不是固定的。
根据活动形式的具体需要，可能还必须增加招商组、互助小组、带新组等等新的组别。
总指挥，一般都是公司主要负责人担任，对活动的一切具体事务和后果负责。
而总指挥下面，一般分设一名调度，即活动策划组织人员，他对活动的全程了如指掌，对于各类资源、人员的情况明细非常的清楚，对于活动细节、关键点也十分的明确，因此，这个角色的设定，对于活动的全程执行，十分的重要。
他要调动一切可以调动的资源，合理分配任务，把控时间点，全程跟踪活动执行流程，参与并在总指挥的授权下，处理各类突发事件。
会务组的成员，并非一成不变。对于很多公司而言，是没有那么多的人力资源可以利用的。很多成员岗位都是可以交叉。这里，就要涉及到一个新的问题，时间与空间的错位和重合。
某个人，在完成某一件事情以后，可能很长一段时间都处于闲散状态，那么中间的时间里，他是可以调往别的组，进行辅助工作的。比如招商会议中的财务人员，他们往往是最后才会出场进行本职工作，在一开始的时候，处理好自身财务准备工作，即可调往别的组里，辅助参与别的工作。
——这是时间的错开！
某些人，依照会务流程，某个时间段，恰好处于某个位置，但是是闲置的，那么，这个人，也是可以利用的。比如酒店分配给我们的接待人员，接待工作完成以后，一直要持续到活动结束才能离开，全程都在现场，但是无事可做。那么，这个人，是可以参与到活动流程组中来，做一些力所能及的工作的，比如献花、引领、保管奖品等等。
——这是时间与空间的重合。
物料组
主要负责所有物料的准备，以及物料的精确发放和回收，
什么物料，什么质量标准和规格，什么数量，什么时候准备完毕，出现在哪里，用于什么环节，应当交给谁，最后怎么回收，这就是物料组应该执行的工作。
接待组
来宾的接待工作，座次安排工作，活动现场引领工作，
后勤组
住宿与餐饮分配工作，场地预定，活动洽谈、现场志愿者或咨询台的设置与管理，应急预案的准备工作，应急物资的领取与保管等等。
流程组
一般由总指挥、调度、协调人员组成，从活动一开始到结束，全程参与，并灵活调度。
流程组需要配备一张活动流程表，并逐次罗列物资与人员于其上，使得整个活动的执行情况一目了然。
有流程组现场办公室的活动，可以在办公室设置白板或挂图，并以各色图钉、彩色笔作为区分，来标注各岗位、各组的成员情况，以便于灵活调度。
流程组与各组之间，必须配备对讲设备或沟通设备。
这样的分组，体现了权责明确，活动流程顺畅的作用。
也利于活动执行中，不出现任何的混乱。突发事件出现时，能够第一时间采取应对措施。
通常，任意一家企业或活动主办方，与熟悉的人员之间，合作进行过一次完整的活动执行，第二次就基本十分顺畅了。
大型活动进行之前，是要有无数次的会务组碰头会议的。一次一次地演练活动流程，推演各类活动环节，以确保万无一失。
最终形成的活动执行方案，是需要呈报活动总指挥审核，同时递交各会务组成员逐一知晓的。
活动正式开展前三天，必须有一次全体会务组成员大会，由活动总指挥或调度人员详细讲解活动流程，分配任务，设定各组执行标准，讲解应急预案，达到会务组目标一致的目的。
依据多年的活动执行经验，会务组任务分配与文件下达，最好以表格的形式进行，以活动时间为主线，进行清晰明确地标识，各组工作任务分配一目了然。
