当前位置： 
作者：郭朝刚
会议，作为各级管理者的正式沟通方式，一直以来是必不可少的。曾有人戏言：领导不是在开会，就是在开会的路上。
我曾在某集团公司担任重要高管职位，曾面对组织外部和内部各种各样的会议。最多的一周曾参加过7场大小的会议，“文山会海”虽然有些夸张，但是却很能说明问题。当然，大部分的会议还是必须且有效的。我也曾有过很多的总结与反思：如何高效进行会议沟通？
会前做好会议的策划，实施高效会议沟通应当积极践行十大策略。
凡事预则立，不预则废。一场高效的会议，首先是源于会前精心的准备，系统全面的策划。这是确保会议有效推进，达成预期目标关键的第一步。
会议组织者，会前与最高领导、主管领导沟通关于会议的期望与要求，在公司各下属单位、部门调查问题、根据公司的会议管理制度，全面详细数据资料汇总报告。必须做一个是否开会的决策。
会议是否有必须召开的必要吗？因为每一场会议都是有成本的，既然是有各种投入，我们必须关注会议的回报是否有效，目标能够高效达成。
结合公司的会议管理制度，问题与任务的重要和紧急程度，经过内部多方沟通，确定召开会议的决策。
我们需要做一份详细的会议计划，包括但不仅限于：
会议主题、会议名称、会议时间、会议地点、主持人；
参会人员、会议议程、会议预算、会议纪律、会议签到；
会议记录、会议决议、会议跟踪人、执行人、应急预案。
根据会议策划，实施高效会议沟通的十大策略。
1、会议师出有名。会议的主题必须明确具体，确定会议名称有的放矢。会议必须事前征得领导的同意，全员的支持。名不正，则言不顺；言不顺，则事不成。
开会的方向应当明确，目的必须是具体的，各类会议召开的原则是精简高效。开会的目的可能有如下：
政策宣贯、投资决策、运营管理、项目管理、安全管理、市场推广、问题解决、检查评比、日常例会、年度总结等。
当然，一次会议目的可能并非单一，也可以具有多个目的。
2、指定会议主持人。主持人就是会议的纲，只有纲举才能目张，犹如画龙点睛。一个优秀的主持人，不仅需要学识能力超群，而且能够具有强大气场和丰富实践经验。
主持人决定着整场会议的进程推进、问题解决、人员衔接，以及突发情况的处置，自始至终会议都处于主持人可控范围，有条不紊，条理清晰、结构紧凑。
开场白，可以通过引经据典式、故事导入式、名人名言式、诗词名句式、幽默有趣式等。
主持人：如何开场、如何倾听、如何提问、如何跟进、如何处理临时突发情况等。
领导决定着能否顺利召开会议，对于一场会议具有最高决策权。领导根据下属上报的会议计划，进行全面审核，重点还要考虑会议预算是否合理，做出审批。
最高领导是否参加的会议，对于会议的层次与级别是至关重要的。关键重要会议由最高领导坐镇，提升了会议的格局与档级。
除此之外，还需要确定参会的其他决策性领导的参会与否。各级领导的参会有利于会议问题的解决，更好地沟通有利于形成会议决议。
4、会前明确会议纪律。会议是一种严格的组织沟通，必须有纪律，没有规矩不成方圆。凡事必然约法三章，令行禁止，组织才能具有高效执行力。纪律正是起到关键作用。
基本的会议纪律，包括但不仅限于：收到会议通知回复确认、按时参加会议、不能参会者必须办理请假手续、提前准备发言稿、参会者手机关闭或调为静音、会议沟通不进行人身攻击、不进行与会议无关的活动、参会者会前必须准备和提交的书面资料清单等等。
通知是否传达，参会人员按照要求全程参与，签到就是一种很好的体现，不仅会前需要签到，会后还需要签退。
在签到时，可以还涉及到申领一些会议物资，与参会计划名单一一对应，以方便更快明确实到人数与人员情况。
能否按时参会且做出高质量的发言，这是决定着参会者的绩效状况。
感谢阅读，关注订购专栏获知更多信息……
本文下半部分预告：高效会议沟通策略的 6-10项……
