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会议是我们工作中必不可少的组成部分，但它也是效率杀手，低效甚至无效的会议比比皆是。提升会议本身的效率当然是一个值得探讨的话题，但是和之前介绍的委托类似，最高效的开会方法其实是不开会。但是我们当然也不能为了不开会而拒绝所有的会议，今天的文章就来聊一聊怎么判断一个会是不是值得开。
德鲁克在《卓有成效的管理者》中提到
所谓会议，顾名思义，是靠集会来商议，是组织缺陷的一种补救措施。我们开会时就不能工作，工作时就不能开会，谁也不能同时又开会又工作。一个结构设计臻于理想的组织，应该没有任何会议(在今天动态的世界中，这样的组织当然只是理想而已)。我对这句话的理解是这样的。在高度专业化的现代企业内部，达成一个目标所需要的知识是由多个具备不同技能的专业人士分别掌握的。也就是说，任何一个专业人士都无法独立达成这个目标。这些专业人士需要共享他们各自的知识，形成合力之后才能共同前进。共享知识的方式有很多，会议当然是其中的一种。但以德鲁克的观点来看，会议绝对不是最理解的共享知识的方式。我想这就是为什么他会说“一个结构设计臻于理想的组织，应该没有任何会议“。
这为我们判断一个会议是否值得进行提供了一套思维框架。
首先，它明确了会议的目的。会议的目的是让具备不同技能的专业人士可以获得完成“真正的”工作所需要的知识。假设有三种不同的方案可以解决同一个问题。这里“真正的”工作是解决问题，但因为有三个不同的方案，所以我们需要通过会议搜集与会者的意见从而决定执行哪个方案。也就是说，在会议中既没有产出方案，也不能执行方案。会议能做的是从会议前就已经存在的三种方案中选择一种，从而让问题能够在会议后通过这个方案的执行而被解决。“从三个方案中选择一种“这个决定，即是完成”真正的”工作所需要的知识，也正是会议的目的。
其次，它明确了会议的可替代性，即会议不是唯一的共享知识的手段。其他共享知识的手段还有即时消息，邮件，电话，文档，项目管理工具或提前录制好的视频等等。比如，为了传递公司新颁布的费用报销流程，一种很直觉的方法就是召集所有需要进行费用报销的同事开一个介绍会，在会议上通过讲解预先准备好的PPT来传递新的费用报销流程。但这个介绍会和实际报销的动作通常在时空上有很大的跨度，即使参加了这个介绍会，当三个月后尝试实践新的流程时，很大概率还是需要重新回顾介绍会的内容或者参考详细的流程描述文档。因此，将介绍会替换成流程描述文档或预先录制好的视频再以邮件的形式通知到相关人员会是一个更有效的知识共享方法。
基于上面的讨论，我们可以通过下面的这些问题来判断一个会议是否值得进行。如果你是会议的组织者，那么在决定是否召集一个会议时，你可以问自己下面这些问题。
需要被完成的“真正的”工作是什么？为了完成“真正的”工作，哪些信息需要被共享？会议是最有效的共享这些信息的方法吗？如果发现会议确实是最有效的信息共享方式，那么就可以继续进行会议。
如果你是会议的参与者，那么在接到一个会议邀请时，你可以问自己下面这些问题。
需要被完成的“真正的”工作是什么？需要完成的“真正的“工作对我来说是重要的吗？为了完成“真正的”工作，哪些信息需要被共享？我能对信息的共享起到多大的贡献？如果发现会议是重要且自己是能充分贡献的，那么就可以继续进行会议。
花这么多时间决定是否召开或者参加一个会议值得吗？虽然一开始的时候要花比较多的时间进行思考和探索，但是在练习一段时间之后，判断是否召开或参加一个会议会变成一件相当迅速的事情。用几分钟的思考换回半小时甚至更久的时间，这绝对是值得的。
