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记录日常工作，最近调岗做了会务，记了些会务工作的流程及注意事项
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一、会务承接
会务承接。收甲方会务询价函后，按报价要求做报价函，报价清单盖章送批，并附公司营业执照附件加盖章。有标准的情况下报价应严格按照标准执行，例如，住宿费xxx元/人/天，餐费xxx元/人/天等。无标准的情况下参考市场价。注意报价需估整数。
一、会务前期
1、确定需求。需求收集，可利用共享文档及时更新。
询问甲方会务需求，按甲方需求结合确定会议时间、会议地点、参会人数等实际情况提前联系预定住宿、用餐、用车、会议场地、会议现场设备等。
2、落实需求。一般于会议前一天落实会议需求。
1）住宿预订。与酒店负责人询问各房型协议价，需在住宿费用标准内预定相应房型，确定住宿房间安排，同时关注酒店的硬件及软件设施。提前与酒店负责人对接洽谈相关细节，包括入住手续办理流程、酒店人员指引服务、房间提前通风、房间其他消费关闭（有需要由客人自己联系前台）、疫情防控要求、入住预付款的支付问题等。
2）用餐预订。结合用餐时间、餐标、参会人数、围餐或自助餐、包间或大厅、停车场等实际情况预订用餐地点，联系菜单、上菜速度、菜品分量等等。
点菜时注意肉菜搭配，连续出差天数较多情况下尽量不重复点同一菜式，多考虑特色菜。注意一般围餐情况下，重要领导坐一桌（跟甲方对接好），最好是包间，司机等工作人员可以坐一桌，如果座位不够的情况下加位优先考虑加在工作人员一桌。
3）会议场地预定。根据会议形式、参会人数、设备需求预订并布置会议室，如需要挂横幅的情况下需要提前量好会议室的尺寸，方便订制横幅。
注意会议室桌椅摆放形式（U型或课桌型）、座位牌、麦克风、录音、摄影摄像设备等，需与会议室负责人逐一对接落实好，并且座位牌的摆放需与甲方确定，一般重要领导放在主位，业主与专家面对面坐，方便交谈。
4）用车预定。根据需求预订车辆数量、车型。一般查勘会务使用霸道车或商务车；如果是集体从某地出发去到会议室直接开会的节约成本可直接预订小巴中巴大巴车；如果是接机情况需要考虑乘车人员的行李问题，尽量不要坐满，预留一定的空间存放行李，同时保证乘车的舒适度。
另外，车辆安排时，尽量每一台车有一位联系人，同时也要把安排好的车辆车牌号、司机等基本信息反馈给乘车人员，方便联系沟通。
二、会务现场
会务进行时，时刻关注会场最新动态，留意一切细节，做好会议签到、会议现场跟进、指引等工作。
1、会议签到。签到分为线下签到与线上签到，线下签到分为入场前签到与入场后签到，签后及时统计签到人数并将签到表扫描存底。
1）入场前签到一般在会议室门口摆放签到台，放置“签到处”，疫情期间还需放置免洗洗手液、疫情温馨提示等，同时把签到表按单位排放方便查找。
2）入场后签到一般适用于参会人数较少的情况，入座后把签到表夹在签到垫上，传给到参会人员，并让其麻烦签好往旁边递，关注签到表签好后收齐。
3）线上签到指视频参会的情况，可以做一份金山文档签到表，共享给视频参会人员直接电子签名。
2、会议现场跟进。包括现场录音、拍摄、现场茶歇、茶水、用电等情况。
1）现场录音需把录音笔放在收音效果较好的位置，录音结束后及时做好命名备注并导出。
2）现场拍摄。如有视频参会的结果摄像头进行会场录屏，相机拍照并录视频，会场同样及时
