不管我们处于什么行业,什么职位和什么角色,信息交流能使我们变得更好。每个人有自己的思维方式和行为习惯,处理着不同于他人的事情,通过信息交流,奔跑者习得跑的更快的方法,领跑者知道何时出现在何地,后勤队员熟悉在什么地方提供更好的保障工作,当整个奔跑团队的信息相遇,讨论并达成共识后,整个团队能在更安全的前提下更快的到达目的地。
无论什么团队,每个人都不会独行,至少不会独自完成一项任务。无论是可敬的清洁阿姨,还是省委办公室里的工作人员,任何团队的任何事情都是有团队来完成。而团队完成任何事情的唯一方法就是信息交流。信息交流有两种基本方法,一种是信息的传递,通过电子邮件,公众媒体,电话等;另一种是会议,线上的会议或线下的会议。而在大部分情况下,信息的传递都是在为会议服务,在为会议做准备或会议的总结。从小学到大学,没有一门课程指导我们如何掌握会议这项技能,直到工作,同样没有人告诉我们会议的任何知识,比如会议的常规性,必要性和注意事项。我们唯一在做的就是接受会议邀请,准时参加,被一个个不间断的会议淹没。
1-1 会议是个体之间的黏合剂
“三个和尚没水吃”和“三个臭皮匠顶一个诸葛亮”之间的差别无非是和尚们的信息没有相遇,并共同交流。
超过两个人互动并相互影响,就形成合作,只要合作存在,会议就是最有效的黏合剂。
在工作中,我们所做的每件事都涉及到他人,即使工作岗位是孤立的,在某个时候,同事或者客户随时会加入进来,他们会和你一起讨论,检查和确认。因为每个人都想知道谁在做什么,是否对我有所支持,或谁需要帮助,谁取得了惊人的进步等等。这些工作某个单独的个体是无法完成的,所以我们需要会议。
在所有组织中,每时每刻都有大量的工作在同时进行。虽然目标一致,但工作变得越来越复杂是当今工作方式的趋势。我们所做的一切都变得更加专业,更加面向流程,更多的项目以跨部门合作方式进行,这意味着很多更加复杂的问题不断产生,但目标一致就需要每个人都分享工作内容,随时调整自己的工作进度或方向,以应对不断变化的环境。这些工作某个单独的个体是无法完成的,所以我们需要会议。
会议使团队的每个个体互相联系、互相支持、互相影响,使团队以最高效的方式朝着预定方向快速前进。
通过会议,团队整体和团队每个成员会得到以下最基本的结果:
1).如果一个会议室里的人想的是某一个共同的目标,团队协作能力便得以发展。团队整体考虑要优于各部分思考的简单相加。几个头脑的相互碰撞可以使团队避免某些形式的认识偏见并产生一些奇思妙想。
2).会议让有益的信息流动起来,并提供个体之间某种程度的关联。
3).从激励成员角度来说,使个体作业成绩可识别化很重要,比这更重要的是使个体的作业成绩成为讨论的话题。如果说企业是一个房屋的话,各个团队就上一堵堵的墙。团队是一堵遮风挡雨的墙,团队成员就是一块块的砖,团队领导是那砌墙的人,那会议就是水泥砂浆。没有水泥砂浆的墙是经不起任何风雨的考验,也支撑不起整个房屋的。