会议文书工作是包括各种会议文件、材料的撰写、处理与管理等项工作的总称。它是 一项政策性、技术性、事务性、时间性都很强的会议文秘工作。这项工作的好坏,直接关 系到会议决议、决定的贯彻执行,也关系到会议的效率和质量。所以说,会议文书工作是 一项重要的会务工作,必须高度重视,认真做好。
一、会议文书的特点
会议文书不同于一般的文书,它是专门用于会议的公文,包括会议前、会议中和会议 后需撰写的材料。会议文书工作主要有以下几个特点:
(一) 准确性 准确性是指会议文书的写作要具体明确,一目了然。一方面会议文书的内容要真实客 观,准确可靠,另一方面会议文书的语言要明确清楚,合乎文法。例如,会议通知要准确 写明与会人员、会议时间、地点、内容、要求,用词要明确,不能含糊不清,不能有歧义。 写错内容或用词不当都会造成与会人员的误解,影响会议的如期召开。会议规则要确切地 写明会议代表的资格、产生的办法及表决的方式等,不能模棱两可、似是而非,而要让人 一看就懂,不致产生疑问。开幕词、闭幕词要恰当地表达发言者的思想情感,否则就会直 接影响会议的效果。会议记录、会议纪要、会议简报等都要客观地反映会议的实际情况, 不能掺杂个人的主观好恶。
(二) 时效性 时效性是指会议文书工作要提前运筹,及时发文,即必须按照会议主办单位的意图, 提前谋划,及时撰写、发送有关文书,不能延误时间。例如,会议通知必须在会议前1〜2 周下发,全国性会议则要会前三四周下发,确保与会人员提前收到,以便做好参加会议的 准备,安排好本部门的工作,提前订好参会机票、车船票等,确保准时参加会议。如果通 知下发延误,就会使其成为一纸空文,影响到会议的顺利召开。会议规则可根据具体情况, 以预备通知的形式下发,或在会议代表报到时发放。会议开幕词、闭幕词必须提前撰写, 在会议开幕式和闭幕式前送交致辞人,以便熟悉内容。如果不提前准备,就会造成被动, 影响致辞的效果。会议记录、会议纪要是在会议期间形成的,它要求及时记录会议内容, 为会议的下一环节做好准备。而会议简报则要求能迅速、及时报道会议的情况。所以,时 效性是会议文书工作的一个重要特点。
(三) 规范性 规范性是由会议文书的性质决定的,是指会议文书工作要规范引导,全面客观。会议 文书具有领导与指导作用、宣传教育与监督作用、联系与沟通作用、凭证与依据作用,其 中有的还具有法规与约束作用,如会议通知、会议规则都有一定的强制性和行政约束力。 会议文书规范标准,就有助于发挥它的这些作用。会议文书的规范性主要包括两个方面: 一是使用文种的规范性,即按照有关规定,做什么事用什么文种。二是运用格式的规范性, 即每一种文书在写法上大体有其固定的格式,这些格式有的是国家统一规定的,有的是在 长期的工作实践中约定俗成的,都不能随意变更或增删。
(四) 独特性 从会议文书工作的实践来看,它既具有一般文书工作的共同特征,同时又表现出自身 的一些特点,其独特性主要表现在:
1.时间紧 召开一次会议多则十几天,少则几个小时。在短暂的时间里,各种文件都需要起草、 讨论、通过,各种会议材料也都需要在会前撰写、制作好。
2.变动性大 会议文件、材料,尤其是主题报告、决议、决定等主要文件,往往需要经过几次、甚 至十几次反复修改才能完成。
3.政策性强 会议文件的内容必须符合政策与法令,而这些文件一经正式通过,即以机关的名义报 送或下达,从而产生“法规性”或对下级起着指导、约束的作用。 可见,会议的文书工作,不仅领导者应高度重视,严格把关,对出现的问题要负主要 责任,而且从事会议文书工作的人员也必须十分认真的对待,绝不能把它看作是写作水平 问题。只有付出艰苦的劳动,紧紧扣住会议的指导思想和根本目的,才能高质量地完成会 议文书工作的各项任务。返回搜狐,查看更多
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