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会议是各级党政机关传达学习上级方针政策、贯彻落实上级决策部署、快速了解工作情况、研究解决重大事项、安排部署重要工作的有效方式。如何更好发挥会议作用，需要注意以下三点工作。
一、会前精心准备
一是草拟会议方案。根据召开会议的背景、目的和规模，合理确定会议形式、召开时间、会议地点、参加人员、日程安排、职责分工、会议要求、注意事项。二是报送领导审签。审签期间与领导沟通交换意见、预演会议过程，请领导把关定向，再根据讨论意见查漏补缺、修改完善方案。三是发送会议通知。方案确定后及时通知各类人员做好准备，发言单位做好发言准备，参会人员反馈参会信息，会务工作人员根据参会反馈情况布置会场、做好后勤保障等工作。
二、会中全程跟踪
一是做好会议服务。主要包括会议开始前再次查看会场布置是否符合要求、音响投影灯光等设备是否正常，核实各岗位工作人员到岗情况、工作准备情况，引导参会人员签到、快速按位次安排就座，播放会议纪律、颁奖音乐等音频视频等工作。二是处理突发事件。提前做好应对各种突发事件预案并及时处理，发言人员缺席时及时反馈主持人调整议程，音响话筒故障时替换备用设备，参会人员突发疾病时医护人员介入，突发火灾时引导紧急逃生等。三是做好会议记录。要重点记录与会议主旨有关的活动，讨论的焦点及其各方的主要见解，权威人士或代表人物的言论，会议定调性言论和总结性言论，会议议决事项和对会议产生较大影响的其他言论或活动。
三、会后总结提升
一是督办议定事项。会议的目的是推动各项工作落地落实，对于会议安排的主要目标任务，要拟定工作目标任务分工方案，并按时间节点督办，确保各项工作按时、按质、按量完成。二是会议资料归档。要牢固树立档案意识，在会前、会中、会后都安排专人收集整理会议方案、会议通知、会议指南、发言材料、会议记录、影像资料等会议档案资料，按类别整理汇编存档。三是总结经验教训。及时收集参会人员、工作人员的合理意见和建议，总结经办会议的经验和教训，对已有的流程、模式等进行修改和完善，使会议更规范、更合理、更有效。
