我是教职场应用写作的李科浪老师,这是我在知乎专栏写的第2篇文章
疫情当前,见面无期,生活还得继续,工作不可能无限期延后,部分行业已经复工或开始为复工做准备,在此背景下,网络会议成为服务工作一个不得不的选择。
网络会议相比传统会议相比有一些新的特点,例如:网络会议的信息漏点比较多,信息多多少少有延迟、信息传送不够即时等等,开过网络会议的人都多多少少经历过“状况不断”。开好网络会议,需要特别的技术,我的建议如下:
一、会前准备
1.确定会议渠道。网络会议系统有很多,免费、付费的专用网络会议系统一大把,微信、QQ等一般的即时通讯软件都能实现网络会议功能,虽然大同小异,但作为会议组织者和参与者,会前一定要了解、试用、熟悉,例如系统的容量、稳定性好不好、是否支持文件传输、是否支持视频、是否支持录音录像、是否带有文字转译功能等等。要结合开会人数、议题、时长等因素确定一个适合的会议系统。
2.确定会议的时间。会议时间有两个,一个是正式开会时间,一个是提前20分钟调试设备时间。开会人如果太多调试设备时间就再提前一些。
3.确定会议的主题、目的、议题、程序。这个跟一帮会议一样,所不同的事,网络会议的议程最好设计得紧凑一些,明确一些(例如发言的时长,要求提供发言稿等等)。
4.确定会议主持人、参会人。如果参会人多的话建议将参会人分为两类,一类是参会人,这些人是要发言的;另一类是列席人,这些人只听不发言。有的会议系统还有这样的分类设置。
5.形成《会议议程》。以上确定了之后形成一个文件——《会议议程》,请领导、上司、与会人员审阅。这个跟传统会议差不多,不过会议组织者可能要多做些解释,为什么会议议程要比较琐碎。
会前准备时应注意:会议人数越多、议题越多、会程越长,出现的问题状况就越多。所以开网络会议建议人数越少越好。
做好以上5点,网络会议就能开起来,但要开好,做这些准备还不够,要开好网络会议还须继续做好如下六个方面的工作:
① 与每位发言人沟通,了解大概发言的内容,发言时长,确保发言与主题相关,要求发言人准备文字稿(提纲)。② 安排会议记录。会议记录包括录音、录像、录屏、文字记录等等,如果会议系统自带,那一定要调试!调试!会议记录非常重要!建议安排专人负责,有些重要的会议甚至要安排专业的速记员。一般的会议最好也做好录音,以防万一。现在有些音频转录软件识别率已经非常高了,例如讯飞,亲测可靠。③ 提前下发会议资料。包括会议议程、会议纪律(礼仪)、参会注意事项、与议题相关的资料等等。④ 文字+电话沟通。如果是重要会议,提前1周安排并通知,会议前一天再与参会人员电话确认相关事项,发送相关材料。给每一位参会人打电话确保参会者知悉上述参会信息。⑤ 有条件的话要求参会人员使用专用会议设备开会,至少保证开会那个时间段通讯设备是专用的。例如工作用的电脑、手机。提醒会议期间保障信号畅通,例如有没有4G、信号怎么样?再例如家里WiFi质量千差万别,提醒参会人尽量在会议期间开启飞行模式,然后再打开WiFi或4G。适当提醒参会人员服饰和妆容。⑥ 准备一段轻音乐。6.发会议通知。会议通知除了传统会议通知所必须的信息,还包括参会渠道应注意的事项,调试设备的信息、会议纪律(礼仪)等等。会议通知要确保每个人收到!没有回复的要追个电话过去。
二、开会
1.提前20分钟调试设备。放音乐,每进来一个人聊两句,看看视频清晰不清晰,聊两句问问音频清楚不清楚,必要时提醒对方衣着,协助调试设备。如果开会人多,此时就需要多个工作人员协同。打开、共享会议资料,以免开会时手忙脚乱。人进得差不多了再请老大进来。
2.正式开会,主持人介绍会议主题、议程、强调会议纪律,宣布会议开始。按照会议议程依次发言,工作人员监控会议进程,做好会议记录。
3.选好主持人。会议主持人非常重要,主要作用有四:宣布会议开始/结束,控制会议进程,指名发言人,总结会议成果。主持人宣布会议开始,会议正式开始。主持人宣布讨论哪个议题,会议开始那个议题的程序。主持人指名