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本期内容是关于大型会议活动组织的分享总结，内容包含有大型会议活动的前期准备工作、现场执行工作以及其余准备和踩坑点总结
一、前期准备工作
1.明确大型会议活动涉及人员
比如：工作人员、渠道商、客户群体、媒体单位、专家团队、政府官员
2.确定并搭建组织架构
在搭建组织架构时可以参考以下模板（可结合实际情况进行调整）：
总顾问——总执行——各模板执行负责
其中各构成的主要职责如下：
总顾问：参与策划方案撰写、对于组织架构中需要的人员数量给出范围以及确定财务预算。
九大板块执行负责：在相应板块有其所长，比如：财务板块、运营板块和宣传板块，需要对钱进行把控，因此需要一个善于管钱的执行负责来对其进行把控。
3.确定岗位职责
目的：明确岗位职责范畴，防止甩锅、防止跳坑、规避风险
以现场执行板块为例：
会前参与活动策划版块，及时了解流程变动并做好应对措施；工作组出发及返程乘车组织与实施；会前与场地布置组共同完成场地布置等相关工作；会议执行前与嘉宾接待行政组共同完成台下就坐席卡制作、裁剪及装订；会议执行前需要大台卡制作及现场台上大台卡摆放；会前办公类用品采购需求提交及货到保管；会前办公类用品采办沟通协调工作；会议开始前领导台下就坐席卡摆放；媒体台下就坐席卡摆放；台上高峰论坛环节位置沟通及协调礼仪引导；现场执行中场景布置组织与沟通协调；现场执行中协调礼仪递话筒、引导嘉宾及确保嘉宾在现场；现场执行中流程变动及时与主持人；场景布置人员及礼仪密切沟通,及时调整信息；现场临时增加嘉宾席卡制作、摆放及位置引导；组织协调工作组人员矿泉水瓶的摆放、矿泉水到位及未开封矿泉水的回收；会议结束后席卡的回收及装箱;会议结束后签约类文件的回收及装箱；会议结束后办公用品类统一打包及管理；组委会临时交办的其它事项。
4.确定关键节点并按照节点执行
重要关键节点：谁对方案具有决策权等
其他关键节点：确定参与的工作人员、确定参与的客户等
5. 确定活动筹备的内容，如：物资、预算
第一，在确定活动筹备内容时要确定发起人，如：物质的发起人、费用预算的发起人，或领导邀约的发起人等
第二，在进行预算时要先确定相关的审批人，如：由项目组审批还是岗位审批等
6.需要关注的流程（在流程进行中，需要关注进度比较慢的板块）
第一，对环境和流程不熟悉导致流程进度慢，比如说新入职的员工，可以帮助新员工熟悉流程，熟悉公司关系，一步步告知要做什么，找什么人，什么时候出结果
第二，遇到相互推脱不配合的情况时，可以明确沟通平台和沟通流程，找更高级别的领导做决策
第三，因决策层的问题而产生的情况，如：方案的变更，方案经常需要更改，并且时常要进行开会，因此为了更快确定方案，可以寻找boss或者能决策的人一起参与。
第四，很难推动的流程或板块，需要找到可以调动这些人员的人，由其安排，如何调动，调动多少人等问题。（流程推动难也可采用同样的办法）
7.物资管理（什么场所什么环节需要什么物资，交接给谁？）
比如：安保物资、宣传物料、嘉宾物料、客户物料、办公用品等确定后，要进行采购、分发、清点
注：其中宣传物料是最难的一块，因为宣传物料是跟着方案走的，方案变它也相应变，因此需要及时采购而后进行分发、清点。
8.嘉宾座位顺序
可以提前在Excel表中排好后交由负责的领导进行审核通过。
（前期准备复杂而繁琐，建议大家可以整理一份管理手册以便查看对照，但在前期准备结束后，将要面临更大的挑战，即现场执行）
二、现场执行工作
1. 做好执行清单
通过一个简单的示例来让大家更清晰的了解
示例：签署仪式
签署方1：XXXX
签署方2：XXX
见证人：XXX
台上嘉宾位置图：事先用excel安排
物料：桌子几张、椅子几把、合作签署备忘录文件几份、签字笔几支、签约本几本
席卡：人名/单位名字
2.见证人的安排（合理利用接待人员）
有些活动需要见证人，但常常由于在场领导嘉宾比较多，会议的时间又比较长，有些嘉宾会出现即将上场但不在现场的情况，可以提前三个流程让接待人员告知嘉宾即将上场，即提前让嘉宾候场，以此来规避这种情况的产生。
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