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要不要开会？避免糟糕的开会理由
习惯性行为——我们总是开例会其他部门也开会社交性——当作一次聚会逃避现实工作推卸责任——职责/决策危机关头——需要快速决策需私下批评自我满足假参与如何召开有效的会议：
会议前
1. 决定召开会议的必要性
是否可以通过其他方式更有效地实现这些目标?2.明确会议目标
你要达成的目标是什么？你需要做什么决定？你需要采取什么行动？3. 准备议程
仅包括与会议目标有关的那些项目按重要程度排列项目的优先级将相关项目分组指出每一项允许的时间4. 收集与议程项目相关的所有可用信息。如果篇幅较长，请简明扼要。
5. 在会议之前分发议程和辅助文件。
6. 与会者仅限跟会议讨论的议题相关的人员。
7. 在会议前请更新最新信息，最新信息需要简明扼要的在会议上呈现给大家。
会议中
说明会议目标会议签到对每项议题进行情况说明，然后邀请相关成员提出具体的意见，展开讨论。让议题相关人员各抒己见，充分表达。把控讨论范围。如果讨论变得过于细节化和讨论一些无关紧要的话题，请及时把讨论带回到会议的正题上。如果讨论的内容很多，表达了各种各样的观点，请归纳总结一下自己和其他人的观点。严格按照会议时间执行会议安排。在每个议题讨论结束时，总结最后的结论和决策。会议最后，总结会议成果。如需落实到行动，请明确具体人员和时间期限。明确下次会议的目标和时间。会议后
将会议纪要分发给出席和未出席会议的人。会议纪要应是对会议内容的准确记录。会议中作出的决定应突出显示并标明行动执行人员，同时清楚地显示每项决策的时间表。请明确下次会议的日期和时间。监督和回顾在会议中所发起的行动进展情况。如何高效的参加会议
会议前
1. 阅读议程和简报文件。确保你了解会议的目的，特别注意议程上那些跟你直接相关的项目。
2. 仔细考虑可能被提出的问题并提出你的意见和想法。
3. 准备所有相关的信息带入会议。
会议中
1. 请保持认真安静的倾听，只有当你被叫到或者是需要做出澄清说明，或者是你认为有一些有建设性的意见和想法想要提出来，才发言。
2. 记下任何已经做出的决定和需要采取的进一步行动，特别是跟自己相关的。
会议后
1. 阅读会议纪要，特别注意那些需要你采取行动的事项。
2. 制定一份行动计划，明确你需要做什么和时间表。根据行动计划检查自己的表现。
钟型会议议程模型----以一个2小时的会议举例：
第一项 – 开场和回顾上次会议记录(10分钟)
第二项 – 说明会议注意事项(15分钟)
第三项 – 简单项目 (15 分钟)
这三个项目将有助于小组集中注意力。第四项– 中难度项目(15 分钟)
第五项– 最难的项目 (25–40 分钟)
在会议的这一部分，与会者现在应该集中最大的注意力在会议上。第六项 – 讨论 (15–30分钟)
第七项 – 最简单的项目 (10 分钟)
避免在议程以外的事项上花费时间，也不要让与会者为这些事项而进行准备和讨论。如果这个事项是重要的，应该把它列入议程项目。
常见问题的处理方法
手机
便捷设备已经成为我们离不开的通讯工具，也是会议中最大的问题。随着电子邮件、电话和短信不断响个不停，人们的注意力就会从手头的事情上分散开来。如果公司政策中没有明文规定禁止在会议中使用手机，这将是一个棘手而不得不面对的问题。以下是一些可以采纳的建议：
在会议开始时制定一些基本规则，要求将手机关掉或静音 。避免将手机置于震动模式——这可能会像铃声一样烦人。别把电话放在桌子上，它会分散你的注意力。问问自己“我真的需要把手机带进这个会议吗？”更新状态或语音信箱，告诉对方你正在开会。如果您需要在会议期间接听电话，请在开始时礼貌地向与会者提及。如果主持会议，询问与会者在会议中是否有需要接听重要电话以避免打断会议。至少到那时，大家已经有了心理准备。如果你需要离开房间，请轻轻地离开。迟到
会议通知应明确说明会议开始的时间，与会者应提前几分钟到达，以便安排会议。大家迟到的原因各种各样，以下是一些避免发生这种情况的方法：
一定要准时开始。如果有人迟到了，你可以在
