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本文作者 | 经韬纬略智库
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会议是现代社会生活、政治生活、经济生活中一种经常的广泛的活动形式。现代职场中，各种会议的组织和安排，同办公室工作人员的关系极为密切。一个办公室文员要做好自己的工作，必须对会务工作有一个全面深刻的认识和了解。
会议前的准备工作
会议前期的准备工作，是办公室工作的一项重要内容。办公室文员应协助相关领导和人员做好前期的各项准备工作。
1.确定会议名称、时间和地点
（1）确定会议的名称。
名称一定要与内容相符，妥帖恰当。确定会议名称，通常有以下几种情况。
用通称，如办公会、常务会、常委会。党政机关和企事业单位一般以此为例会名称。
用组织名称代替会议名称，如党的各级代表大会、各级人民代表大会等。
用参加人员的职务命名，如省长会、市长会、厅（局）长会、厂长会、校长会，等等。
根据会议内容确定，如经济工作会、计划工作会、农村工作会、教育工作会，等等。
（2）确定会议的时间。
会议召开的时间是由机关、单位的领导人员确定的，也有的是由文秘提出建议意见，由领导来决定的。会议时间长短应根据会议内容来考虑，安排会期应按照宜短不宜长的原则，能一天开完的会，就不要勉强拉长到两天、三天。
（3）确定会议的地点。
会议地点和开会场所，要结合参加会议的人数和会议效果来综合考虑。一般参加会议的人数要与会场的容量大体相当。会期较长和有外埠人员参加的大型会议，除考虑会场情况外，还要考虑与会人员的食宿问题，如宾馆、饭店的容量以及与会场的距离等。一般人数较少的小型会议，如座谈会、汇报会、协调会等可安排在本机关、本单位的会议室召开。至于本机关、本单位定期召开的例会，如办公会、常务会、常委会等一般都有固定的会议室，就不需要专门安排了。
2.会议通知和报名报到
（1）会议通知。
确定会议的时间、地点后，要及时发出召开会议的通知。除日常工作会议外，对大中型会议应发书面通知，尽量不用口头或电话通知，因为后者有时会发生差错。
各项会议通知，必须简明扼要且应具备八个要素：会名、内容、开会时间、日期、地点、参加人员范围、入场凭证、报到时间和地点。代表必须携带的文件或其他特殊要求，也应写入。
应先落实会场，后发通知。有的部门开会，会场未定或者未最后落实，就急忙印发通知，
结果因会场落实不了，只得又发补充通知。为了做到心中有数，要对附近的主要会场、招待所的数据资料，包括可容纳人数、会场座号排列、招待所房间数等基本情况了如指掌。
时间要具体。会议通知应写明某月某日上午或下午某时某分开会。
会议对象要考虑周详。会议开到哪一级，哪些单位派什么人参加，会议过程中是否需要扩
