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（一）确定会议类型
对于公司内部的会议而言，如果从规模大小来分，可以分为小型会议、中型会议、大型会议、超大型会议;如果从主题来分，可以分为管理型会议、协调型会议、技术型会议等。
为什么要了解会议的类型呢?从会议的类型我们其实可以知晓很多的信息。比如会议的主要目的、会议的所属规格、会议的所属氛围等。根据这些信息，我们可以判断开会的地点是公司内部场地还是外部场地，会场布置需要什么风格，大致预算是多少，做到心中有数。
（二）确定会议方案
1、确定会议名称与议题
为会议取名字，对内对外、大型、小型有不同。公司内部的小型会议力求名称简洁明了，可凸显会议内容的主题即可;公司的大型会议及对外会议，除了名称应凸显会议内容外还应考虑对会议气氛的烘托，适当加上修饰语与宣传语等。
2、确定会议时间
综合考虑会议地点时间安排，明确会议的开始时间与会议的持续时间，为后面的会议议程和日程提供时间信息保障。
3、确定会议地点
明确会议召开地点。如果选择地位于公司内的会议室，则需像行政部门询问会议室预订情况，并提前对指定会议室进行预订。如果选择地位于公司外的酒店，则需根据会议时间咨询酒店的会议室预订情况，并提前对指定会议室进行预订。如遇到时间上的冲突，需考虑更换酒店或调整会议时间。
4、确定与会人员名单
明确参加会议的人员姓名、职务、部门、联系方式，为邀请函制作、消息通知提供内容信息保障。
5、确定会议议程与日程
明确参加会议的人员姓名、职务、部门、联系方式，为邀请函制作、消息通知提供内容信息保障。
6、制定会议规则
这里的会议规则可以从礼仪和内容两个方面进行考量。礼仪上的规则如需不需要正装出席，或者需不需要着统一服饰等。内容上的规则如参会人是否需要在会前准备提案，提案的形式是PPT还是文稿;会议中的发言顺序是怎样的，发言时长如何规定等。
7、编制会议经费预算
根据会议方案中所提及的事项做预算。一般预算项目包括会议室费用、住宿费用、餐费、会场布置(装饰、茶歇、服装、宣传物料等)、资料费等。
（三）确定会议筹备小组及分工
按照会议方案制定的事项，确定会议筹备小组成员及分工。具体分工包含负责事项、完成时间点和完成情况核查三个部分。分工如下:
1、发送会议通知
会议通知的发送形式有两种，第一种是电子通知;另一种是纸质通知。电子通知如邮件、微信、OA、ERP等。纸质通知如制作精美的邀请函。
通知内容需包含“八要素”:
①会议名称;②会议议题;③会议时间(年、月、日、上午、下午、晚上、几时);④会议地点;⑤参会人员;⑥会议筹办方及联系方式;⑦入场凭证;⑧会议准备资料提交方式与时间。
通知内容表达既可以是全文档形式的，也可以是经过平面设计的图卡形式的。
2、会议资料与物品准备
会议资料准备包含两个方面，第一个方面是发放资料的准备，如会议讲义;第二个方面是收集资料准备，如在规定时间点按照规定的形式和要求，将参会者需要提交的资料收齐，整理所有会议材料并定稿。
会议物品，包括会议室预订、房间预订、就餐预订、交通预订、会议纪念品采购、会议统一服装采购、会议证件制作、姓名卡牌制作、会议宣传指示标志制作(横幅、宣传海报、电子屏幕背景、PPT背景等)。
3、会场布置
会场布置一般在会议开始前一天进行，布置内容包括:
①桌椅布局;②座次安排;③名牌摆放;④茶歇摆放;⑤影音设备调试;⑥现场灯光调试;⑦环境装饰:横幅、背景墙等。
4、会议现场安排
确定好会前接待与引导人员、影像记录人员、会议纪要人员、流程联络人员、机动人员的人员设定与具体任务安排。
（四）会议召开
1、做好会议接待与入场服务
会议开始前，在会议室门口应设立引导人员，引导参会人员就坐。
2、做好流程衔接服务
流程衔接服务包括:①要有人员对会议现场发生的各种临时状况作出及时的反应和反馈;②要有人员对下一个环节的进度做把控和条件检查，如提前通知餐厅预备午饭等。
3、做好会议记录
会议记录包括会议内容的文字记录和会议现场的影像记录。
（五）会议总结评估
1、会议纪要
向参会人员发送会议纪要，总结会议成果和解决周期表等
