作者:郭朝刚
会议,作为各级管理者的正式沟通方式,一直以来是必不可少的。曾有人戏言:领导不是在开会,就是在开会的路上。
我曾在某集团公司担任重要高管职位,曾面对组织外部和内部各种各样的会议。最多的一周曾参加过7场大小的会议,“文山会海”虽然有些夸张,但是却很能说明问题。当然,大部分的会议还是必须且有效的。我也曾有过很多的总结与反思:如何高效进行会议沟通?
会前做好会议的策划,实施高效会议沟通应当积极践行十大策略。
会议的策划必不可少。凡事预则立,不预则废。一场高效的会议,首先是源于会前精心的准备,系统全面的策划。这是确保会议有效推进,达成预期目标关键的第一步。
会议组织者,会前与最高领导、主管领导沟通关于会议的期望与要求,在公司各下属单位、部门调查问题、根据公司的会议管理制度,全面详细数据资料汇总报告。必须做一个是否开会的决策。
会议是否有必须召开的必要吗?因为每一场会议都是有成本的,既然是有各种投入,我们必须关注会议的回报是否有效,目标能够高效达成。
结合公司的会议管理制度,问题与任务的重要和紧急程度,经过内部多方沟通,确定召开会议的决策。
会议策划全过程管理。我们需要做一份详细的会议计划,包括但不仅限于:
会议主题、会议名称、会议时间、会议地点、主持人;
参会人员、会议议程、会议预算、会议纪律、会议签到;
会议记录、会议决议、会议跟踪人、执行人、应急预案。
根据会议策划,实施高效会议沟通的十大策略。
1、会议师出有名。会议的主题必须明确具体,确定会议名称有的放矢。会议必须事前征得领导的同意,全员的支持。名不正,则言不顺;言不顺,则事不成。
开会的方向应当明确,目的必须是具体的,各类会议召开的原则是精简高效。开会的目的可能有如下:
政策宣贯、投资决策、运营管理、项目管理、安全管理、市场推广、问题解决、检查评比、日常例会、年度总结等。
当然,一次会议目的可能并非单一,也可以具有多个目的。
2、指定会议主持人。主持人就是会议的纲,只有纲举才能目张,犹如画龙点睛。一个优秀的主持人,不仅需要学识能力超群,而且能够具有强大气场和丰富实践经验。
主持人决定着整场会议的进程推进、问题解决、人员衔接,以及突发情况的处置,自始至终会议都处于主持人可控范围,有条不紊,条理清晰、结构紧凑。
开场白,可以通过引经据典式、故事导入式、名人名言式、诗词名句式、幽默有趣式等。
主持人:如何开场、如何倾听、如何提问、如何跟进、如何处理临时突发情况等。
3、领导是核心。领导在组织中具有决定性作用,是会议的核心决策者。领导决定着能否顺利召开会议,对于一场会议具有最高决策权。领导根据下属上报的会议计划,进行全面审核,重点还要考虑会议预算是否合理,做出审批。
最高领导是否参加的会议,对于会议的层次与级别是至关重要的。关键重要会议由最高领导坐镇,提升了会议的格局与档级。
除此之外,还需要确定参会的其他决策性领导的参会与否。各级领导的参会有利于会议问题的解决,更好地沟通有利于形成会议决议。
4、会前明确会议纪律。会议是一种严格的组织沟通,必须有纪律,没有规矩不成方圆。凡事必然约法三章,令行禁止,组织才能具有高效执行力。纪律正是起到关键作用。
基本的会议纪律,包括但不仅限于:收到会议通知回复确认、按时参加会议、不能参会者必须办理请假手续、提前准备发言稿、参会者手机关闭或调为静音、会议沟通不进行人身攻击、不进行与会议无关的活动、参会者会前必须准备和提交的书面资料清单等等。
5、正式会议必须签到与签退。会议签到不仅是一种形式,还是一种体现自觉意识与责任。通知是否传达,参会人员按照要求全程参与,签到就是一种很好的体现,不仅会前需要签到,会后还需要签退。
在签到时,可以还涉及到申领一些会议物资,与参会计划名单一一对应,以方便更快明确实到人数与人员情况。
能否按时参会且做出高质量的发言,这是决定着参会者的绩效状况。
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本文下半部分预告:高效会议沟通策略的 6-10项……