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抓好六个环节,让会务工作提质增效

发布时间 : 2024-06-13

会务工作是指会议服务的事务性工作,是综合性很强的组织协调和服务保障工作,既是锻炼机关工作人员综合能力的重要平台,也是展现机关工作水平的重要窗口。那么,在会务工作中,要把握好哪些关键环节呢?

起草好一个通知

会议通知应当让大家明白以下几点 :在什么时间、什么地点围绕什么主题开会,会议的议程有哪些,什么人员参加会议,参加人员在会议上要干些什么,以及食宿如何安排,交通工具如何保障,着什么装,报到的时间、地点以及接站安排,会务工作的联系人和联系方式等。

一个好的会议通知,应当是对以上列举的事项一看就明白,没有歧义和疑问。对不能确定的事项有告知和提示,有大致安排。因此,起草会议通知时,有大量的工作在里面一是要落实好领导要求。会议的时间、地点、议程、参加人员范围等核心内容,都是领导最终确定的,要用简练的语言把内容全面地反映到纸面上。二是协调好部门工作。涉及其他部门参与保障的工作,先要提前沟通了解,再给领导提建议,确保衔接顺畅。三是核实好具体事项。像会议地点、食宿场地、会上任务、有无发言、人员着装等具体安排,要逐一核实清楚,确保落实起来顺畅。

拟制好一个须知

会议须知是整个会务工作的“脚本”。可以说,把会议须知拟制好了,会务工作就成功了一半。对会务人员而言,则要通过须知的拟制,掌握整个会议的流程和安排,做到胸有成竹。会议须知一般包括会议日程、参加人员、住宿安排、就餐安排、作息安排、安全保密要求、人员车辆管理、各类保障组设置等。需要分组讨论的,还要有人员分组安排、会议室安排、车辆安排等;会议人数较多的,还要有座位安排示意图。

会议须知的一个重点是会议日程,包括时间、内容、主持人、地点四个要素。日程安排必须具体明确,让与会人员对会议的时间安排和需要自己参加的活动有一个清楚的认识。看到这个日程安排,领导知道活动安排和担负的任务,文稿组知道要准备的文件材料,与会代表知道要参加的活动和准备的事项,保障组人员知道自己要如何服务。

会议须知的另一个重要内容就是食宿安排。食宿安排的关键是参会人员的名单,要确保参会人员名单的准确,反复校对,对于重要领导的姓名、职务和部门(单位),还要与有关部门核对,防止出现差错。

除此之外,要把安全保密、人员管理、着装要求、证件佩戴等相关要求写在须知里,这也是以会议文件的形式产生强制的制度约束,让大家共同遵守。

开好一个协调会

会务工作的分工协调会,一般来讲,先由会务部门汇报会议的各项安排,让大家在全局上对会议进行了解掌握;再就是由业务部门对会务需要完成的工作进行分工;然后,各部门讨论分工安排,研究商定细节;最后就是分管领导对分工负责和工作标准提出要求。

这个协调会,实际上是对会议须知内容的细化补充和具体落实。协调会通常需要明确以下内容:通知和协调领导以及与会人员按时参会,会议文件的发放和回收,会场服务保障,保密工作和通信保障,食宿行的保障,安全警卫、会场秩序,摄影摄像、宣传报道,防疫要求和医疗保障,等等。

做好一遍检查

要按照会议程序在会前把各项准备检查一遍。一方面是物品准备。例如,会议证件要严格管理,制作数量应当严格控制并做好登记,同时报保卫部门备案。名签,包括座位签、餐桌签、房间签、文件袋姓名签以及各类指示性质的标牌,要逐一核对名单,确保不出错。

另一方面是场地准备。会议场地要认真检查会标、主席台、音响、话筒、灯光、桌椅、供电、空调、保密设备等。其中重点是主席台布置,这是人员目光的聚焦点,从背景、会标到灯光、话筒,要一项一项地检查。食宿场地则主要看房签与须知安排是否一致,房间物品是否摆放到位,房间电话是否开通,餐厅桌椅是否按要求设置。还有就是各类保障场地,如保密室、医疗室、接待室、休息室、警卫室等,是否按要求时间开设。

另外有一些准备工作,像车辆保障准备、摄影摄像准备、前期报到人员食宿准备、证件材料准备和各项物品发放登记准备等,都要按照会议程序巡查一遍。

尽好一份责任

从人员报到开始,会务人员就正式进入会议期间的工作,要各司其职,担负好自身职责。要掌握会议人员到会情况,督促参会人员按时参加会议、各类保障人员到岗到位。还要抓好具体事项的落实。不论会议期间要召开几次会议,要坚持做到每次会议前都要对照会议安排,把名签和座次检查一遍,把话筒和音响调试一遍,把会场座次和参会人员核对一遍,把分发的会议材料特别是发给参会领导的材料检查一遍,把会场电力、空调等设备运行情况检查一遍,同时确保有人在会议现场值守,负责协调解决突发情况。只有这样,才能心中有数,忙而不乱。

搞好一个结尾

要坚守岗位,使会务工作善始善终。会议结束时,对一些常用的会议用品,如房卡、名签、投票箱等,该归还的归还,该整理的整理,该留用的留用。

会议形成的一切文件材料,要收集好、排列好、装订好,留作资料。会议印发的属于保密范围的文件材料,在会议结束前应予以回收,以防发生失泄密问题。

还要安排好人员返程事项,做好送站工作,及时报告收集人员返程情况,确保人员安全顺利归队。

会务工作基本结束后,还应及时召集全体会务人员进行总结,肯定成绩,指出问题,找出经验教训。

    (选自《秘书工作》杂志,作者系中央军委政治工作部直属工作局原副局长张瑞志)

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