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会务工作指导手册(收藏)

发布时间 : 2024-06-13

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会务工作千头万绪、环节众多,稍有不慎就可能发生疏漏和失误。在工作中摸索出会务工作流程,可使繁杂的会务工作简洁、明了、高效。

01

谋划会前准备

会前准备是做好会务工作的基础和前提,应精细地统筹好会议的整个进程和每一个环节,对可能发生的问题超前谋划。

(一)制订方案

会议方案是组织会议的总安排,主要包括会议名称、目的、时间、地点、参会人员、主要议程、会务工作任务及职责分工等内容。会议方案要简洁明了、具体清晰、可操作性强,并须报经相关领导审定。会议方案确定后,主办部门要召集各有关部门召开会务工作协调会,协调各部门按照方案要求落实各自职责。 

(二)明确任务

在会议筹备阶段,主要有以下任务: 

1.起草会议通知。会议通知的要素主要包括会议名称、主要内容、报到时间和地点、参会单位、报名要求、联系人姓名和电话等。会议通知要求表达准确、条理清楚、言简意赅,尤其是时间、地点要明确,时间一般要注明年月日,不能用“明天”“后天”等容易产生混淆的词汇:会议地点要准确到具体楼层、门牌号,如:××办公楼六楼第三会议室。 

2.下发会议通知。会议通知有电话、短(微)信、书面及内网邮件等多种方式,可视情况选用一种或同时使用多种。下发通知一定要注意:一是保密,涉密会议不能通过短信、微信发布。二是负责,必须确保会议通知及时送达参会者。对于书面通知,要制作签收登记表,对每一份通知的发出都要签字确认。通过电子邮件发送,要采取保留回执发送方式。采用短信、微信方式发送,应要求接收者及时回复。

3.落实参会人员。统计汇总会议请假人员名单,必要时对请假情况进行核实。对参会人员名单要仔细核对,确保没有出入,并打印纸质请假人员名单及时向参会领导或会议主持人报告。 

4.协调出席领导。根据会议要求,以当面报告、电话、短信、微信等多种方式,提请领导出席会议。着重向领导提醒会议时间、地点、主要参加(部门)人员及议程等。在会前约1小时再以适当方式提醒领导会议时间。 

5.预订会议室。会议时间确定之后,要立即与后勤、物业等会议室管理服务部门联系,预订会议室,并请物业服务人员协助做好保洁、桌椅摆放等先期准备工作。若有外单位人员参加,要提前制作好引导牌。 

6.编印会议须知。对于全省业务工作会议、全行干部职工大会、年中工作会等较大型会议要编印会议须知,须知编排要用词准确、表达清晰、周到简洁。主要内容包括:会议纪律要求、日程安排、作息时间、参会人员名单、分组名单、食宿或乘车安排、值班电话、会议工作人员名单及联系方式、注意事项等。 

7.制作会议证件。根据会议需要制作代表证、出(列)席证、出入证、工作证、车辆通行证等各类证件。证件制作要结合会议主题和内容,遵循美观大方、经济适用原则,要易于识别、方便管理、利于安全。 

8.会场布置。主要指主席台及附属设施的布置。总体要求是规范和谐、庄重大方,并与会议主题和内容相一致。一是合理布置主席台。主席台是会场的重点和中心,集中体现了整个会议的格调和氛围,是会场布置的重点。要综合考虑会议性质、台上就座人数、方便领导出入以及主席台大小等多方面因素。二是附属设施调试。主要有音响、灯光、投影设备。根据会议需要安排适量话筒并在合适位置摆放,逐一提前试音,确保每只话筒都能正常使用。需要播放乐曲的要提前试播一次,最好进行备份,确保万无一失。检查会场内照明灯具有无损坏,如有损坏,需要提前修理更换;要提前准备好摄像、话筒电源。有投影演示时要提前预演一次,并视需要及时调节灯光。 

9.制作、摆放桌签。根据最终确定的参会人员名单,制作桌签;要认真核对全场桌签,防止遗漏、重复和出现错别字。依据文明礼仪手册等规范合理安排与会人员会场座次。桌签摆放完成后要及时制作会场座位图,打印后放置会场方便查阅。 

10.组织调度会议用车。视会议需要借用或租用车辆,并安排专人负责车辆调度,对乘车人员进行统计、清点,防止迟到、遗漏,车辆较多时还要对车辆编号、分组,以方便调度。

11.安排新闻报道。需要新闻报道的会议,要提前联系宣传部门或新闻单位,在会场安排好新闻宣传人员专座,并协调衔接。

12.分发会议材料。会议材料要列表登记,发放时要逐一登记,要做到不漏一份、不少一人。可以视情况在会前通知参会单位(人员)派人提前领取,也可以在会场签到时一并发放,或是提前放置到参会人员座位上。对摆放在主席台上的材料,要从头到尾检查顺序和页码,整齐摆放,确保不出差错。对于涉密文件,要严格按照相关保密规定编号登记,及时收回或提醒按保密规定流转、保存,防止泄密。 

(三)分工落实

拟订好会议方案,根据方案分解任务后,要协调分工,明确责任人,规定各任务完成时限,做好分工落实,并在会议开始前做一次全面自查,确保万无一失。 

02

细化会中服务

会中工作是指从会议报到至会议结束这段时间的工作。会中工作无小事,周到、细致是做好会中服务工作的基本要求。会中服务工作繁杂琐碎,情况不断发生变化,一定要注重细节,精细周密。 

(一)组织会议报到

会议报到工作主要包括人员身份确认、报到登记、根据会议要求发放资料、提醒注意事项等。要做到迅速准确、热情周到、耐心细致、井然有序。 

(二)做好会议签到

安排专人打印签到表放置会场,提醒到会人员签到,并做好到会人员清点、登记工作,实时掌握人员到会情况,并视情况电话督促参会人员及时到会。会议开始后要统计汇总到会人数,登记迟到、缺席人员名单。

(三)维护会场秩序

会议召开期间,要安排专人现场值班,维护好会场内外秩序。一是实时监测会场音响、灯光等情况,发现问题及时解决。二是及时提醒、制止会场内大声喧哗、随意走动、接听电话等不遵守纪律行为,同时防止无关人员进入会场。三是提醒会场服务人员适时供应茶水。四是遇到特殊情况需要向主席台上领导或会议主持人汇报时,要采用合适方式灵活处理,努力减少对会议的干扰和影响。

03

会后总结要实

会后工作是会务工作的重要组成部分,是保证会议质量、达成会议效果的重要环节。通过会后工作总结会务组织的经验、教训,推进会议精神的贯彻落实,以进一步优化会务工作机制,提升会议效果。

(一)返程服务

协调组织好参会人员会后服务,必要时协助联系交通工具或帮助订票,对个别因工作需要暂留的人员,在食宿方面要妥善安排。

(二)材料归档

会后要及时将会议方案、通知、简报、发言材料、领导讲话、音像资料等相关资料收集齐全,按规定整理归档,以备查考。同时,要按照保密相关要求,对需回收的会议材料逐份清点、登记回收。根据需要发布会议简报或信息、起草编发会议纪要,印发领导讲话等。 

(三)会后总结

每次会议结束后,要及时、客观、准确地做好总结。系统梳理、分析会务工作成功经验及存在的问题、不足。尤其要注意收集整理参会人员对会议的意见、建议,为以后进一步改进会务工作提供借鉴。同时要将会议决定事项办理情况列入督查督办工作中,确保会议精神及时落实。

做好会务工作除了在程序上力求尽善尽美外,还要求办会人员不断提升自身素质。

一是统筹全局的意识。会务工作任务重、要求高、涉及面广,需要会务人员牢固树立全局意识,从全局的高度统筹协调好参会各部门、会务各环节的衔接和工作落实,谋划好每一细节,确保会务组织周到、高效、有序。

二是灵活应变的能力。会务工作不可预期因素多,需要会务人员树立应变意识,提升应变能力,处变不惊、处变不乱,及时妥善处置好各种临时突发情况,保证会议圆满成功。

三是认真负责的品质。会务工作琐细、繁重,涉及环节多,出现任何一点小的差错都可能造成很大的影响,因此会务人员必须具有高度的责任心,充分发挥积极性和主动性,尽心尽责,搭台补位,把握好每一环节,做好每一细节,这样才能使会务有条不紊,顺利完成。

国有企业公文写作处理与应用暨综合行政管理能力提升线上专题培训班

公文是各国有企业处理日常工作的重要工具,也是一项长远的基础性工作。在全面贯彻落实党的二十大精神的开局之年,对各国有企业的行政办公室与党委办公室管理水平提出了新的更高的要求,同时对各办公室工作人员的专业素质与技能也提出了新的更高的要求。

      办公室作为一个集管理、服务、组织与协调等多种职能于一身的综合部门,是各国有企业提升管理效能、保障信息畅通、加快工作运转、协调内外关系的重要枢纽。公文写作与处理能力是办公室人员必备的工作技能,为提高各国有企业的公文管理水平,提升广大办公室人员的公文写作与处理能力,提升办公室人员的综合管理素养,中国公文写作网决定举办“国有企业公文写作处理与应用暨综合行政管理能力提升线上专题培训班”,请各单位积极组织选派相关人员报名参加。现将有关事项通知如下:

课程内容

(一)公文写作政策水平与文风

1.具备较高的思想政策水平,是写好公文的先决条件;

2.提高思想政策水平方法和途径;

3.优良文风的基本要求;

4.怎样改进文风?

5.文风方面存在的问题。

(二)公文写作与处理释疑解惑30题

1.印发性、转发性通知标题中,被印发和转发的文件带不带书名号?同时它们是以附件形式存在还是属于正文?

2.公文写作讲不讲“灵感开发”?怎样正确看待公文写作中的“灵感开发”?

3.“预备通知”“紧急通知”“会议通知”“联合通知”“任免通知”等为什么是错误的?

4.公文写作中涉及的“有关”和“相关”有什么区别?“国家一级演员”“国家公务员”等的表述为什么不对?

5.怎样正确使用公文文种?

6.单位拟制了一份工作方案,主要领导已经签了字,需要提交党委常委会讨论通过,成文日期如何确定?

7.是否所有公文都有签发人?是否所有公文都由主要负责人签发?

8.通知、意见、批复等文种,什么时候采用通用格式?什么时候采用信函格式?

9.起草领导讲话稿需要注意把握的4个“关键之点”是什么?

10.“快速成文”的技巧有哪些?

11.为什么“三”的哲学是公文处理过程中一条基本规律?

12.机要文件处理过程中“四个一”安全保密法是什么?

13.公文文种选用的基本依据是什么?

14.党政工青妇可以联合行文吗?

15.信函格式是否为平行文的专用格式?

16.公文拟制过程中什么时候使用“大红头”?什么时候使用“小红头”?

(三)《党政机关公文处理工作条例》和《党政机关公文格式》解读运用及公文处理重点环节分析

1.《党政机关公文处理工作条例》和《党政机关公文格式》重点解读与运用;

2.《党政机关公文处理工作条例》中规范性公文的甄定与价值分析;

3.《党政机关公文处理工作条例》的应用难点分析;

4.公文行文规则与排版规范;

5.公文处理工作的基本内容;

6.《党政机关公文格式》的七大变化;

7.公文审核管理的内容和公文审核“硬伤”分析;

8.国企办公室贯彻公文处理工作条例与公文格式的几点思考。

(四)国有企业常用法定公文及日常事务文书写作技巧及案例分析

1.法定公文的种类及适用范围;

2.通知写作技巧及模板;

3.报告写作技巧及模板;

4.请示与批复写作技巧及模板;

5.纪要写作技巧及模板;

6.法定公文使用偏误及案例分析;

7.计划和总结的写作技巧及模板;

8.领导讲话稿的要求、写作技巧和范例;

9.如何写出有亮点的年终总结和述职报告?

(五)如何提升写作技能

1.如何提升写作技能——从标题入手;

2.如何写好文章的开篇?

3.文章如何结尾,怎样拔高?

4.如何写好公文的正文?

5.如何克服写作畏难症,快速提高写作水平?

6.提升公文写作水平的“六字法”;

7.常用文种范文案例分享。

(六)国有企业新闻宣传稿的写作技巧

1.新闻宣传稿在企业形象与品牌战略中的作用;

2.企业优秀新闻通讯员应具备的素质和能力;

3.新闻宣传稿件写作基本要求和技巧;

4.几种常见体裁新闻的具体写法;

5.网络等媒体宣传类文稿的写作的注意事项;

6.融媒体时代企业新闻报道与稿件写作案例分析;

7.移动互联网时代企业信息宣传如何提升影响力?

(七)党建公文写作技巧

1.二十大精神与新时代的新要求;

2.基层党建文稿的主要类型;

3.基层党建文稿常见问题;

4.党建汇报类文稿写作技法;

5.党建经验类文稿写作技法;

6.党建新闻文稿的常见问题。

(八)办公室综合管理技能提升

1.新发展阶段办公室工作新特点与新趋势;

2.新阶段办公室管理技能的新高度;

3.新阶段提高办公室综合管理水平的途径分析;

4.新阶段办公室工作人员必备的素质与能力;

5.怎样向上管理?

6.办公室督查督办的新特点与高效督办艺术;

7.办公室软硬环境管理(物质环境与人际关系);

8.办公室接待能力提升方法;

9.会议管理。

(九)办公室有效沟通与团队建设

1.职场识人术:沟通协调的前提;

2.高效沟通是提升办公室管理工作效率的“法宝”;

3.组织沟通中表达、倾听、反馈的原则与技巧;

4.如何与上司沟通,如何与同级沟通,如何与下属沟通?

5.办公室人员在沟通协调中常见问题分析;

6.职场高效协调艺术及案例分析。

主讲专家

拟邀请中国写作学会、中国公文学研究所、中国人事科学研究院、大型央企行政总监等相关领导和专家进行授课。

参加人员

各级政府及国资委相关领导及工作人员;央企、各级国企相关领导及办公室、董办、总经理工作部、经理办、财务资产部、人力资源部、综合管理部、行政部、党群工作部及党办、公司秘书、党建、文书、工会办公室、档案管理、新闻媒体等相关部门负责人及工作人员。

培训费用

A1500/(含培训、电子课件、资料、发票等费用)

B:3500元/(含证书、培训、电子课件、资料、发票等费用)。培训结束后颁发《高级行政管理师》《高级文秘》《档案管理师》《高级企业管理师》证书。证书申报材料(电子版):2寸白底免冠彩照、身份证、学历证书。证书全国认可通用,网上可查询。

注:2天线上课程,报名汇款后发送课程链接及课件,学员凭账号登录平台进行学习(可回放半年)。组织其他单位或同一单位报名参加6人以上可减免1人培训费用(不含证书)。

联系方式

联系人:老师

电   话:13520889564(微信)

邮   箱:3353434671@qq.com

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