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担任会务工作的基层公务员需要做好这些工作

发布时间 : 2024-06-11

一、会务性工作

凡是标准的会议,均须进行详尽而细致的组织工作。详细而言,会议的组织工作,在其进行前、进行时与进行后又各有不同的要求。凡此种种,均可称为会务工作。担任会务工作的基层公务员,在其具体工作之中,一定要恪守常规,讲究礼仪,细致谨慎,作好准备。

(一)会议之前

在会议的各种组织工作中,以会前的组织工作最为重要。它在大体上包含以下四个不同的方面。

会议的准备。举办任何会议,皆须先行决定其主题(包含会议称号)。这是会前有关领导全体已决定了的。负责准备会议的工作人员,则应围绕会议主题,将领导议定的会议的规划、时间、议程等组织执行。通常要组成专门班子,明确分工,职责到人。

2.通知的拟发。按常规,举办正式会议均应提早向与会者下发会议告诉。它是指由会议的主办单位发给全部与会单位或整体与会者的书面文件,一起还包含向有关单位或嘉宾发的约请信件。基层公务员在这方面主要应做好两件事。

其一,拟好通知。会议通知通常应由标题、主题、会期、到会目标、签到时间、签到地址以及与会要求等七项关键组成。拟写通知时,应保证其完整而标准。

其二,及时送达。下发会议通知,应设法保证其及时送达,不得耽误延误。

3.文件的起草。会议上所用的各种文件资料,通常应在会前准备妥当。需求细心准备的会议文件,主要有会议的议程、开幕词、闭幕词、主题陈述、大会决定、典型资料、布景介绍等。有的文件应在与会者签到时就要下发。

4.常规性准备。担任会务工作时,往往必须对一些会议所涉及的详细细节问题,做好充分的准备工作。

其一,做好会场的设置。关于会议举办的场所要有所选择,关于会场的桌椅要根据要求作好组织,关于开会时所需的各种音响、照明、投影、摄像、拍摄、录音、空调、通风设备和多媒体设备等,应提早进行调试查看。

其二,根据会议的规则,与外界搞好交流。比如向有关新闻部门、公安保卫部门进行通知。

其三,会议用品的采办。有时,一些会议用品,如纸张、本册、笔具、文件夹、名字卡、座位签以及饮料、影像用具,还要求补足、购买。

(二)会议时间

担任会议具体工作的基层公务员,一丝不苟地做好下列工作。

例行服务。会议举办时间,通常应组织专人在会场里负责迎送、引导、陪同与会人员。对与会的贵宾以及老、弱、病、残、孕者,少数民族人士、宗教界人士、港澳台同胞、海外华人和外国人,往往还须进行重点照顾。关于与会者的正当需求,应有求必应。

2.会议签到。为把握到会人数,严格会议纪律,凡大型会议或重要会议,通常需要与会者在进场时签名签到。会议签到的通行方法三:

一是签名签到,二是交券签到,三是刷卡签到。担任此项工作的人员,应及时向会议的负责人进行通报。

3.餐饮组织。举办较长时间的会议,通常会为与会者组织会间的工作餐。与此同时,还应为与会者提供清洁可口的饮料。会上所提供的饮料,最好便于与会者自助饮用,不用为其一再倒茶续水。那样做往往既不清洁、安全,又有可能防碍对方。若有必要,还应为外来的与会者在住宿、交通方面提供量力能及、符合标准的便利条件。

4.现场记录。凡重要的会议,均应进行现场记录,其详细方法有笔记、打印、录入、录音、录像等。可单用某一种,也可穿插使用。

担任手写笔记会议记载时,对会议称号、到会人数、时间地址、讲话内容、讨论事项、临时议题、表决选举等基本内容要力求做到完整、准确、清晰。

5.编写简报。有些重要会议,往往在会议时间要编写会议简报。编写会议简报的基本要求是快、准、简。快,是需要其讲究时效;准,是需求其精确无误;简,则是需求文字精。

(三)会议之后

会议结束,应做好必要的后续性工作,以便使之有头有尾。后续性工作大致包含三项:

1、构成文件。这些文件包含会议决定、会议纪要等。通常需要尽快完成,会议一结束就要下发或发布。

2.处理资料。依据作业需求与有关保密制度的规则,在会议完毕后应对与其有关的全部图文、声像资料进行详尽的搜集、收拾作业。搜集、收拾会议的资料时,应恪守规则与常规,大概汇总的资料,一定要细心汇总;大概存档的资料,要一概归档;大概回收的资料,一定要如数回收;大概毁掉的资料,则一定要细心毁掉。

3.帮忙返程。大型会议完毕后,其主办单位通常应为外来的与会者供给全部返程的便当。若有必要,应自动为对方联络、供给交通工具,或是替对方订货、承认返程的机票、船票、车票。返回搜狐,查看更多

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