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会务工作关键点

发布时间 : 2024-06-11

会议是各企业安排工作的重要手段,会务工作的质量可直接影响到会议决策的的质量和水平。而会务工作可以分为:会前准备、会中服务、会后总结三部分,并分化为如下诸多关键点,将会务工作优化为程序化、规范化。

一、前期准备

1.预设方案

会议方案是企业安排会议的关键。内容包括:会议名称、时间、地点、规模、内容、参会人员、日程安排等,而制定方案也需要以简单化,规范化,流程化为目的,并及时与相关参会人员协调。

2.起草通知

会议通知内容包括:会议名称、主要内容、时间和地点、其他有关事项等。在会议通知起草过程中要注意:表达准确、条理清楚、言简意赅、一目了然。

3. 下发通知

会议通知下发要及时、准确。其中要注意避免出现“明天”“后天”等表达不清晰的文字,必要时说明“几号”“星期几”,防止产生歧义。

4.选定会议场地

会议时间确定之后,要立即选定会议地点,并安排做好先期准备工作。

列席证、工作证、车辆通行证等,要根据会议主题设计制作。

5.安排参会人员座位

根据参会人员名单,合理安排参会人员的会场座次。

二.会中准备

6.材料准备

提前收取参会老师需放映的文件。

7.音乐准备

提前准备一套会议中需要播放的音乐。

8.会场服务

提前准备好会场需要的茶水,水果以及空调温度。

9. 维护秩序

会场秩序包括场内秩序和场外秩序。会议召开时,在会议室门口需随时注意,防止无关人员进入会场,禁止大声喧哗。发现会场内人员不遵守纪律的行为,予以提醒和制止。

三、会后总结

10.整理资料

会后将会议所有文件包括会议方案、通知、发言材料、领导总结等收集起来,按顺序收集整理,以备查看。如有录音、录像资料的需要尽快收集整理。

11.总结分析

分析总结会务工作中的经验和教训,以便做好今后的会务工作。注意收集参会人员对会务工作的意见,虛心采纳、整改提高。

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