如何开好网络会议（附六个会议模板）

发布时间 : 2024-06-10

我是教职场应用写作的李科浪老师，这是我在知乎专栏写的第2篇文章

疫情当前，见面无期，生活还得继续，工作不可能无限期延后，部分行业已经复工或开始为复工做准备，在此背景下，网络会议成为服务工作一个不得不的选择。

网络会议相比传统会议相比有一些新的特点，例如：网络会议的信息漏点比较多，信息多多少少有延迟、信息传送不够即时等等，开过网络会议的人都多多少少经历过“状况不断”。开好网络会议，需要特别的技术，我的建议如下：

一、会前准备

1.确定会议渠道。网络会议系统有很多，免费、付费的专用网络会议系统一大把，微信、QQ等一般的即时通讯软件都能实现网络会议功能，虽然大同小异，但作为会议组织者和参与者，会前一定要了解、试用、熟悉，例如系统的容量、稳定性好不好、是否支持文件传输、是否支持视频、是否支持录音录像、是否带有文字转译功能等等。要结合开会人数、议题、时长等因素确定一个适合的会议系统。

2.确定会议的时间。会议时间有两个，一个是正式开会时间，一个是提前20分钟调试设备时间。开会人如果太多调试设备时间就再提前一些。

3.确定会议的主题、目的、议题、程序。这个跟一帮会议一样，所不同的事，网络会议的议程最好设计得紧凑一些，明确一些（例如发言的时长，要求提供发言稿等等）。

4.确定会议主持人、参会人。如果参会人多的话建议将参会人分为两类，一类是参会人，这些人是要发言的；另一类是列席人，这些人只听不发言。有的会议系统还有这样的分类设置。

5.形成《会议议程》。以上确定了之后形成一个文件——《会议议程》，请领导、上司、与会人员审阅。这个跟传统会议差不多，不过会议组织者可能要多做些解释，为什么会议议程要比较琐碎。

会前准备时应注意：会议人数越多、议题越多、会程越长，出现的问题状况就越多。所以开网络会议建议人数越少越好。

做好以上5点，网络会议就能开起来，但要开好，做这些准备还不够，要开好网络会议还须继续做好如下六个方面的工作：

① 与每位发言人沟通，了解大概发言的内容，发言时长，确保发言与主题相关，要求发言人准备文字稿（提纲）。② 安排会议记录。会议记录包括录音、录像、录屏、文字记录等等，如果会议系统自带，那一定要调试！调试！会议记录非常重要！建议安排专人负责，有些重要的会议甚至要安排专业的速记员。一般的会议最好也做好录音，以防万一。现在有些音频转录软件识别率已经非常高了，例如讯飞，亲测可靠。③ 提前下发会议资料。包括会议议程、会议纪律（礼仪）、参会注意事项、与议题相关的资料等等。④ 文字+电话沟通。如果是重要会议，提前1周安排并通知，会议前一天再与参会人员电话确认相关事项，发送相关材料。给每一位参会人打电话确保参会者知悉上述参会信息。⑤ 有条件的话要求参会人员使用专用会议设备开会，至少保证开会那个时间段通讯设备是专用的。例如工作用的电脑、手机。提醒会议期间保障信号畅通，例如有没有4G、信号怎么样？再例如家里WiFi质量千差万别，提醒参会人尽量在会议期间开启飞行模式，然后再打开WiFi或4G。适当提醒参会人员服饰和妆容。⑥ 准备一段轻音乐。

6.发会议通知。会议通知除了传统会议通知所必须的信息，还包括参会渠道应注意的事项，调试设备的信息、会议纪律（礼仪）等等。会议通知要确保每个人收到！没有回复的要追个电话过去。