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关于会务工作
1、制发会议通知
第一，明确会议主要内容。
在拟订会议通知前，首先要明确会议内容，包括会议主题、会议议程、参会人员、会议主持人、时间、地点等。如果是单位内部会议，则要与单位一把手或者会议主持人进行反复沟通确认，根据会议主题明确相应是参会人员、会议议程等会议内容。如果是跨部门的会议，承办单位要与主办单位会议负责人或者其秘书、办公室主任等，对会议内容进行沟通确认。
第二，拟订会议通知。
根据确定的会议内容拟订会议通知，明确会议时间、地点、参会人员、主要内容、参会要求等。
第三，发布会议通知。经办公室主任，主要领导签字确认后，再发布会议通知，确保信息沟通到位，有任何变动能够及时更改会议通知。
通知发出后，一定要确认参会人员有没有接到通知，参不参加会议。一种是电话确认，由工作人员逐一打电话确认是否参会，并记录在案，报主要领导。一种是微信群内确认，内部会议，由工作人员根据群内回复情况进行一一确认，报主要领导。尤其是对那些兼任多个职务的特殊人员，拟邀请的上级领导、嘉宾等，一定要核实到人，是不是本人参加，以便正确摆放席卡。
2、做好会务准备
一是会场布置。包括场地选择、会标、座位安排、会场布置等。
（1）场地选择。主要根据会议参会人员、规格等选择合适的会场，内部会议以自有会议室为主，不具备条件的则按照大小适中、条件具备、距离较近、经济实惠来选定。
（2）会标制作。根据会场情况，以横幅或电子屏展示，一定要确保会标正确无误。会标根据会议通知确定。回头标和宣传标语，要紧扣会议主题，富有号召性、鼓动性。
（3）座位安排。包括主席台、发言席、参会人员、特殊人员（如获奖人、责任书签订人员、先进代表发言人员等）、新闻媒体及工作人员座位安排等。
（4）会场布置。包括会场灯光、音响、电子屏、电脑、桌签、纸笔、会议资料拜访、人员引导、会议签到、座位指示图、会场色调搭配等系列工作。
二是会议资料。包括会议通知，单位简介等背景介绍，产品、政策、其他通知等相关文件，发言材料，宣传通稿等。
三是会中会后。会中包括会议纪律的维护、会中各环节的有序衔接、应急预案等；会后包括就餐、住宿、费用结算等后勤保障工作，会议宣传、会议精神跟踪督办、工作的跟进、会议小结等。
会务准备一定要提前全面部署到位，一般由承办单位办公室主任或者分管领导牵头负责，制定详细的责任分解表，确保每个环节都落实到人，每个环节都能在会前全面检查落实到位。
3、座位安排
（1）主席台的排列。当主席台人数较多时，可设立1排以上的主席台，领导分排就座。
以面向台下来看，当主席台人数为单数时，1号人员居中，2号人员在1号人员左手位置，3号人员在1号人员右手位置，以此类推。
当主席台人数为双数时，1号人员在中心点偏右的位置，2号人员在中心点偏左的位置，即1号、2号人员之间的中心点即为主席台的中心点，3号人员在1号人员右手位置，4号人员在2号人员左手位置，以此类推。
有发言的要准备“发言席”席卡，会前摆放到位。发言前5分钟，要请发言人员到达主席台后面靠近发言台的一侧，准备发言，发言后回到自己的座位上。
主席台人数为奇数时
