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办公室会务工作的基本套路

发布时间 : 2024-06-10

所谓会务,就是会议事务性工作的简称,主要是会议筹办、组织协调、服务保障等工作。会务工作很重要,办好了,领导满意、参会人员满意,大家都高兴;办不好,领导批评、参会人员笑话,大家都难看。那么,如何做好会务工作呢?今天主要谈三个方面的问题。

一、会务工作的基本套路

会务工作的事项和套路,主要根据会议的类型而定,一般分为会前准备、会间服务、会后处理3个阶段。

(一)会前准备阶段。除例会和小型会议及不安排食宿的短会,准备工作可适当简化外,一般会议都要根据实际需要,在会前做好以下13项准备工作。

1.制定会议方案。对会议的名称、主旨、形式、规模、会期、议题、日程安排、经费预算、组织领导等拿出意见,提交领导讨论审定后,即作为组织筹办会议的依据。如作变动,需及时请示报告,不可自作主张,随意改变方案。需要注意的事,筹备会议一定要按规定政策办,要想按规定政策办,自己又要提前学习有关政策规定。

2.拿出会务工作实施计划。主要筹办人员对本次会议所需的各项准备工作,按内容或承办部门归归类,按时间顺序排排队,列出共有多少项工作,每项工作拟由哪个部门或个人负责,以及各项工作的基本要求、完成的时限等。这样做可以使分管会务的领导和具体办事人员心中有数,避免忙乱和大的疏漏。具体的标准,就是不需要辅助材料、不留下空白地带,尽量用一个方案把所有的事都统起来、让所有的人都动起来,就像计算机的程序一样,让领导和机关按着方案“走”。如果该想到的工作没想到,就需要反复建议、反复请示、反复研究、反复落实,不仅增大了工作量还很容易误事。在这个问题上,一定要张开想象的翅膀,就像放电影一样,首先在大脑里把未来可能遇到的所有问题、面临的所有矛盾和解决的所有办法,尽可能地规划设计好,越具体越省心。

3.组织召开协调会议。较大型会议会务任务重,服务保障的部门多,要根据需要,组成会务工作班子,召开会议筹办工作协调会。会务工作班子一般设秘书、材料、保障和新闻4个组。中型或小型会议可不设组,固定几个人分管几个方面的筹办工作即可。召开会议筹办工作协调会的主要内容是:传达领导审定的会议方案,明确各组或各人的任务,研究和补充《会务工作实施计划》,协调一些交叉和难度较大的工作,有针对性地提出要求,明确分工,责任到组到人。

4.印发会议通知。召开会议的基本问题确定以后,要尽快发出会议通知,给参加会议的人员留出准备时间。会议通知一般包括“八要素”:即会名、主要内容、参加人员、报到时间、会期、会址、着装、注意事项。注意事项主要讲需要携带什么材料或物品,要不要提前报告与会人员名单,要不要报告报到时需接站的人数及所乘坐车次,以及有问题如何联系等。但通知的时机也要把握好。太早了,容易发生变化,又得发一个又一个的补充通知,别人会说你朝令夕改,引起人家反感;太晚了,人家来不及做与会准备,导致手忙脚乱。另外,发通知也不能就事论事,有些事前和事后的东西也要考虑到。

5.印制会议票证。大中型会议对正式出席会议的人员要发给出席证,列席会议的人员要发给列席证,会议工作人员要发给工作证,进行选举等其他重要会议,还可印制使用印有座号的座次证,密级较高、进出住所需严格控制的会议,还要印制车辆通行证。各种票证颜色要鲜艳,且互相区别,以便于辨认。会议各种票证应于会议报到前印制好,出席证、列席证、工作证一般在报到时核发,座次证一般在举行全体会议之前临时分发。如会场有条件摆座签,最好用摆设座签的方法取代座次证。

6.准备会议用品。本着勤俭节约的原则,按照会议方案中的预算,购置文具等会议用品。表彰会议还要购买奖品等。如果会议有选举任务,要提前准备选票、票箱、监票和计票人胸签及计票所需物品。

7.印制与会人员和工作人员名册。住房分配、餐桌划分、电话安装、座签填写等,都需要依据人员名册办理。为节约时间,可采取“找”和“报”相结合的方法,即找以往会议名单或其他资料,提前拟个名单,下面报名单时,进行对照修改即可。人员名册一定要准确,姓名、职务等基本情况不能有丝毫差错,这既体

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