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综合办公室主任:中大型会务接待考察筹备思路

发布时间 : 2024-06-09

接待工作水平的高低不仅能反应一个公司及部门的整体形象,也能反应接待总协调人的工作能力。

有过接待工作统筹经历的人应该都能体会到:接待是较精细、需提前计划及沟通协调的工作。

做好考察接到筹备工作需要这几步。

第一步 制定接待总方案

接到考察通知后,首先要对此次考察事项做一个详细的掌握。进而制定可行的接待总方案

如果有多方领导参与的考察,方案要做好改n次的准备。考察活动正式开始的前几个小时,方案才是最准确的。

方案的准确与否也不会影响我们接待工作的正常进行,因为整体的方案已经明确了任务分工、会议议程及会议主题等等。

第二步 召开接待筹备会

公布接待总方案,并按照方案进行明确的任务分工。一般来讲,一次中大型的接待活动有以下几组(含组工作安排):

01综合协调组

负责整个活动的组织、协调工作;负责拟写领导的讲话材料、审定材料、会场放置材料及其他发言材料;负责考察点的落实及考察路线的审定等工作;协调活动期间入住酒店、推介会场、考察点、道路交通的安保、消防、医疗等工作。 负责通知领导、部门参会。做好其他临时性工作。

02组展布展组

负责布展方案的策划设计、布展工作的组织协调;负责室内外展区布展、撤展和安全等工作;做好与酒店对接,负责会场布置(导视牌、桌牌及会议资料摆放、舞台布置、话筒等)的工作;负责会议期间所用的桌椅(有签约需要时)摆放、现场礼仪及签到台人员、物品的安排工作;负责会议时暖场音乐、背景音乐的下载等工作;做好其他临时性工作。

03考察活动组

负责与考察组做好活动的前期对接工作;负责制定考察活动方案;负责制定考察点及线路,并做好考察期间的组织工作;负责落实参观考察地的联络及监督其准备工作;负责落实考察车辆安排、跟车志愿者工作;做好其他临时性工作。

04广告宣传组

负责与广告设计公司的对接工作;负责会务手册、工作牌、签到册、公文包及纪念品等广告物料的设计与制作工作;负责会议所用宣传片的修改和制作工作;负责整个接待活动所有的新闻通稿的宣传报道工作;负责制作大会PPT及会议时的播放,及时与组展布展组做好对接工作;做好其他临时性工作。

05后勤保障组

负责财务、信息服务、资料管理、会议服务、食宿、车辆安排等保障工作;负责代表团住地的预订、会议期间代表团报到、交通、会议室等后勤保障工作;负责大会的各类费用的预算编报工作;负责预定会议室、布置会场;做好其他临时性工作。

接待工作很繁重,细节也很多。当人员不够时,可根据任务的完成时间将各组人员重合来安排。

分组完成后,需要着重强调每组的具体负责人及工作任务的完成时间。

第三步 持续跟进

到这一步,整个活动所有的流程、全部的细节都已划上一笔,各组人员的工作进展情况及碰到的问题都会集中到总协调人处(此时属于完全脑力工作)。

此时,该下放的工作一定要放下去,总协调人需要保持冷静,多过细节,一步一步精进各类事项。然后再下放给下属。

根据筹备会的时间节点不定期找各组负责人汇报工作,随时把控。

第四步 第二次全体人员筹备会

整个筹备工作此时全部已经都处于进行时,本次筹备会的时间一般是接待的前两天进行,主要目的是对以往的问题解决如何,跟进过程中发现的细节改进如何,对外包的工作时间节点、质量上多叮嘱,多催促。

最重要的是:给所有参与接待的工作人员鼓鼓气,绷绷炫。

第五步 接待会进行时

大部分参与者筹备工作都基本完成,到这一步时,每个人做好一枚钉子就好。

尽管我们准备的很充足,可能还是会有意外发生。对待意外做好应急处理。

第六步 复盘

善后工作做好后,整个接待工作也就基本结束。

不过这时我会开一个复盘会,让所有与会人员讲讲心得,总结个人在接待活动过程中发现的不足之处及好的地方。

这样做,整个团队在接待工作能力上也会越来越强,似一股绳。

接待工作,比如安排餐食上、礼仪上、话筒电池的备份等等很多细节工作都有讲究。这些细节下一篇我们再详细说。

为了让我的读者朋友在接待工作上更专业、更高效,下一篇也会上传非常详尽的接待总方案(排版好),可下载版的哦

以上,祝好。

欢迎关注@综合办公室主任,6年主任实战经验,通关办公室各类技能。公众号:综合办公室主任

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