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「会议知识」还在为会议准备工作苦恼吗?告诉你会务工作怎么做

发布时间 : 2024-06-09

无论是政府部门、学校,还是企事业单位、私企民企,会议都是我们必不可少的一项工作,大大小小的会议每周必有,甚至于每天都有,那么怎么做好会议准备工作呢?

一、会前准备工作

会议开始前一两天,也就是会议确定之后,本着“越早越好、充分准备”的原则我们要着重考虑和做好几项准备工作:

1.拟定会议通知:会议通知应包含时间、地点、会议名称、会议注意事项等,个别可包含参会人员。

2.参会人员确定:如果是本单位人员,就比较好确定,确定参会人员,挨个通知到位。如果是外单位人员,要提前沟通,确定人员、职务等。

3.安排会场、通知会务组:要提前安排好会场,避免会场冲突等,提前通知会务组、茶水员等做好准备工作。

4.工作餐安排:确定是否需要工作餐和工作餐形式。

二、会务

1.席签:在确定人员的基础上要提前做好席签,会议前半小时到一小时摆放完毕,席签必须按照先后顺序,不能出错,不能漏人,不能打错名字。

2.茶水:茶水员要做好茶水工作,个别领导有特殊要求,比如不喝绿茶等,这些要注意,茶水员约40分钟可以进去加一次水。

3.如果是视频会议,要在会前半小时到一小时安装好视频设备,并提前连线视频参会人员,完成调试。

4.会场屏幕应写明会议标题,采用LED屏。或者PPT等形式写清楚会议主题,不可出错。

三、会后

会后主要涉及到餐饮,很多需要布置工作餐的,应提前确定好就餐人数,提前预定好餐位,规格比较高、比较正式的工作餐要打印台签,台签和席签一样,按照顺序排好,名字不能出错,为了准备周到,也可以在餐桌上放置几张参会人员名单和职务,避免就餐时大家叫错名字。

送客:根据实际情况,由相应领导相送即可。

四、会务工作注意事项

1.疫情期间,如果是外单位到本单位参会,要提前联系好,要车牌号,安排通行证,同时协助双方做好疫情防控工作。

2.条件允许的情况下会场内要安排办公室的人,方便随时服务和联系。

3.如果是视频会议,要反复调试,确保网络和设备正常。

4.要提前做好参会、列席、记录人员的通知工作,确保不漏一人。

5.提前尽早确定会议议程,并让办公室主任或者领导确定。会议议程上的主持人,以及涉及到的需要讲话或者议程涉及到的相应人员要提前通知,让其做好准备。

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