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会前沟通总项
这个阶段通常时间最长，事情最多，因为要筹备的事项很多，所以最好早一点开始进行。
1．会前两年半：
(1)确定会议日期与场地：视察场地、评估并商议费用。
(2)评估财源并制作预算：预估此案收入及支出。
(3)成立筹备委员会：邀请相关部门适合的人选并分工。
(4)成立秘书处：指定工作人员、安置设备并建立档案。
(5)设计会议logo:印制信封、信纸。
(6)确定饭店房间数的预定：视察使用的饭店房间及设备，并请饭店报价、签约。
(7)确定会议室使用数量：并视察有关设备、场地签约。
(8)制作工作进度表：可委由会议筹办人控制进度。
(9)搜集准备宣传寄发名单：寄发会议宣传资料、报名表等。
(10)定期召开筹备会议，审视各项工作进度及决议。
2．会前二年：
(1)制作筹备企划书，用以提报政府单位申请经费补助或向民间相关组织募款：含会议缘起、宗旨、内容;拟邀请演讲者阵容、主题;筹备委员会组织及名单；各组工作职责、工作进度表和预算。
(2)拟定推广计划：本次会议如何有效宣传。
(3)选定合适的会议或展览专业顾问公司，可协助主办单位整体规划一个具专业水准的会议，避免人力资源浪费，并有效控制预算的花费。
(4)草拟学术节目：确定会议主题及拟邀请讲员名单。
(5)决定报名费及相关费用：可参考以前会议并由筹备会决议。
(6)搜集旅游、艺文等资料：可指定专业旅行社办理。
(7)决定会议是否使用同步翻译：如需使用，得预订设备、翻译人员，并增加预算。
3．会前18个月：
(1)草拟会议通告：含邀请函、会议日期地点、主题等。
(2)印刷并寄发会议通告：初步预告可能参与人士，大会将于何时何地举行以及报名费等资料。
(3)确定学术节目形态及内容：发函邀请演讲人及各场次主持人。
(4)确定社交节目的安排：包括酒会、晚宴及眷属的活动、开闭幕典礼等。
(5)设定大会所有印刷品的印刷时间表并与印刷设计公司协调：宣传手册、报名表、论文摘要表、海报、节目手册、名牌、证书、邀请卡等。
(6)确定所有将寄发给报名与会者的宣传手册应包括的资料，并着手草拟宣传手册及报名表、论文摘要表、订房登记表：报名费、各项社交活动及费用、征求论文的规定／方式及收件截止日期、演讲视听设备的提供、饭店房价及订房手续、提早报名优惠日期、取消报名截止日期、优惠订房截止日期、通讯报名截止日期。
(7)网页设计，委托专业公司或专业人士设计大会网页，以便会员上网浏览，或使用网上报名。
4．会前12个月：
(1)草拟展览说明书及合约：拟印制寄发给厂商征展。
(2)收集参展厂商名单：可请筹备委员提供。
(3)征展活动开始：寄出说明书/办说明会／亲自拜访。
(4)印制并寄发宣传手册及相关表格：确定所有相关名单及单位都已 寄出。
(5)确认讲员是否接受邀请并请提供演讲题目及摘要：如有人无法应邀，则另邀请其他人选，尽快确认。
(6)选制大会纪念品／资料袋奖牌／名牌胶套等：评估可能数量，先预定并确认交货期。
(7)报备政府有关单位本次会议的举办时间：请协调有关驻外单位给予与会者签证事宜的协助。
(8)联络并确定会议各项安排的供应厂商：视听设备、灯光音响、旅行社、交通、餐饮安排、会场布置。
5．会前6个月：
(1)审核投稿的论文：学术节目组委员。
(2)安排节目议程并挑选邀请各组主持人(投稿部分)：学术节目组委员。
(3)寄发通知函给投稿人：告知投稿有否被接受及其报告时间／地点／组别。
(4)寄发通知函给所有受邀的主持人：告知其主持的组别／时间／地点，并寄发相关参考资料，如该组论文摘要、报告人背景等。
6．会前3个月：
(1)发布新闻：向相关媒体预告会议有关资讯。
(2)邀请开闭幕典礼出席贵宾：如需贵宾致词，得书面告知时间地点。
(3)现场工作／接待人员规划及招聘：报到处／会议室／贵宾接待等人员安排并拟定训练课程。
(4)草拟设计大会节目手册：议程确定／演讲人、主持人确定／各项社交节目确定。
(5)安排VIP接机事宜：车辆／接机人员／通关安排等。
(6)会场布置设计发包：含机场欢迎牌／会场／会议室／报到处／展览区／酒会、晚宴场地。
(7)报到处使用规划：设计报到流程。
(8)确认各项餐饮安排：酒会／晚宴／咖啡茶点／午餐。
(9)社交活动表演节目设计：开、闭幕典礼／酒会／晚宴。
7．会前1~2个月：
(1)通讯报名截止：统计评估报名人数。
(2)与饭店核算已订房数量：与实际预定房数相差多少。
(3)现场接待人员工作训练：1~2次训练。
(4)印制大会节目手册、学术论文摘要集、与会者名册：已报名者报到时应领取的资料。
(5)印制大会相关印刷品：名牌／证书／感谢状／邀请卡／餐券。
(6)检视各项活动／节目／餐饮的安排：演讲议程、演讲人／主持人通知、视听设备、开闭幕典礼流程、酒会及晚宴、午餐及咖啡茶点、参观旅游、表演活动等。
(7)展览厂商协调会：摊位位置／布置／进撤场事宜等。
(8)检视场各项set-up：与会议中心／饭店人员最后确认。
会议执行ABC
所有会前的筹划、准备就是为了这几天的会期，有万全的准备，这个阶段就会有完美的演出。会前3天至会期：
1、召开记者会：准备新闻稿及大会相关资料。
2、现场接待／工作人员预演：筹备委员会主要委员也应到场。
3、报到相关资料装袋：并安排运送至会场。
4、检视各场所布置：确认并现场验收。
5、各项节目、表演彩排：司仪或主持人也应到场。
6、会场桌椅摆设确认：灯光／音响／麦克风／银幕/讲台／幻灯机／投影机／单枪一一检视无误。
7、报到处／秘书处sep-up：报到资料及大会相关资料进场。
8、展览厂商进场：厂商报到并发给相关资料。
9、检视餐饮安排：再确认数量、菜单。
10、大会正式开始：根据工作流程表(run-book)进行每一项工作;每日工作结束后，主要工作负责人需集中总结当日工作有无任何缺失需即时改善，同时再预习第2天的工作流程。
会议善后工作
很多筹备会议的人通常会忽略这个阶段，其实善后工作虽然很累，尤其已经准备那么久的会议终于圆满闭幕，任谁都想好好休息了，但是会议闭幕后其实还有很多工作要总结，要把这些工作完成之后，会议才算结束。会后1个月内应做好如下总结工作：
1．统计报名人数：分国家及总数。
2．与饭店核对总住房数：收集账单并支付账款。
3．财务结算。
4．撰写／寄发感谢函：协助单位及演讲人／主持人等。
5．举行庆功宴。
6．整理大会相关资料并归档：含报名表。
7．召开总结会报告收支情形：结案会议并解散筹备委员会。
8．论文集编撰。
9．薪资清册，以备次年初申报所得税。
10．结案。
会展讲武堂 毛豆先生
作者：会展讲武堂 毛豆先生
毛豆先生 会展活动职业教练 会展讲武堂创始人
荣誉称号
中国会展教育创始人之一
大型活动学创始人
多个省市会展专家团顾问
多个国家级会展文化活动专业顾问
多所国内外会展院校荣誉讲师
中国十大会展教育人物
中国会展教育研究先进代表人物
行业贡献
1、参与组织策划140多场政府机构、行业、社会团体会展活动成功召开；
2、举办各类型会展业学习交流活动70多场；
3、培养专业会展活动策划管理人才6300多名；
4、专项指导24家会展机构持续运营；
5、创建多种会展训练与培训方法；
6、创办会展微师远程课堂现有学员1931人，远程学员2万多名。
学术研究
会展实务操作系统创始人
会展角色扮演训练法创始人
大型活动策划潜能开发课程创始人
会展活动组织八大元素创始人
会展职业指导鉴定系统开发人
会展十项技能明星赛创始人
中国会展职业经理培养计划发起人
中国首个会展策划模拟室开发人
O元粘度自媒营销系统创始人
会展远程视频直播教学先行者
出版著作
会展读本《疯狂会展》
会展专业教材《会展实务操作》
社会公益
1、会展专业知识普及全国公益行3次，直接受益人员1.86万人；
2、坚持原创并分享会展专业知识230万字；
3、“512”地震救灾优秀自愿者；
4、多次发起救死扶伤捐助活动
